企業が勤怠管理で抱える課題とは？システムの導入で解決可能に！

従業員の正確な勤怠を管理することは、企業としての務めです。勤怠には、給与計算に大切な情報がたくさん含まれています。しかし、勤怠管理には時間を要し、限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。この記事を読むと、勤怠管理を手作業でおこなうデメリットと、勤怠管理システムを導入するメリットが分かります。

企業が勤怠管理で抱える課題

これまでは紙のタイムカードを使って打刻する方法や、出勤簿に手書きで記入してもらう方法が主流でした。しかし、タイムカードも手書きの出勤簿も、あとから手作業での転記と集計が必要です。

いくら注意していても、ミスは完全にはなくせないものです。集計作業時に発生するミスを、どうやって防止すればいいか悩む企業も少なくありません。

また、頻繁に改正される労働基準法や働き方改革関連法への対応も、頭を抱える問題のひとつでしょう。時間外労働や休日出勤は、既定の割増率で計算しなくてはいけません。

この算出方法に改正があればすぐに計算式を変更する必要がありますが、専門的知識を持つ従業員が確保できていないと遅れをとることになってしまいます。

勤怠管理は会社の信頼にも直結しており、「知らなかった」では済まされません。時間外労働の上限や有給休暇の取得義務など、細かい点についても理解し、対応できる体制を整える必要があります。

勤怠管理に関して、企業が抱える問題はもう一つあります。せっかくの勤怠管理データを、業務改善や人事に活かせないことです。

実は勤怠管理を行う理由のひとつに、「企業の業績アップに活かす」という点が挙げられます。勤怠管理を正確に行っていれば、部署ごとの総勤務時間や、個人の労働時間を把握できます。そのデータを分析すれば、業務の効率化や、適正な人事、業務の割り振り方などを検討する材料にできるでしょう。

勤怠管理システムの導入がおすすめ

勤怠管理システムとは、出勤・休憩・退勤などの労働時間を記録し、有給休暇の取得状況やシフトの管理までおこなってくれるシステムサービスのことです。

勤怠管理システムの多くはクラウド型で、記録と管理の両方をWeb上で行います。そのため出張先や自宅など、テレワーク勤務中の従業員も利用できます。

外勤の多い企業ならば、それぞれのスマートフォンやタブレットから打刻できるシステムがおすすめです。勤怠管理の報告のためだけに、出社する必要もありません。内勤勤務のみの企業には、ＩＣカードや指紋認証システムのみで打刻する、シンプルなものも提供されています。

残業時間の累計や有給休暇の取得状況も一目で確認でき、法に違反しそうな場合にはアラートで注意喚起をしてくれるシステムも存在します。個々人と管理職が残業時間を把握できる仕組みは、労務管理の法令を遵守する上でもとても重要なことです。法改正にもスピード感のある対応で、システムも自動的にアップデート。

勤怠管理に割く時間を大幅に削減でき、勤怠管理に関係しそうなニュースに目を光らせておく必要もありません。労務担当者は勤怠管理における負担を軽減でき、ほかの業務に集中できるでしょう。

このように、勤怠管理に関する問題や悩みの解決には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。労務管理の担当者だけでなく、すべての従業員、管理職、さらには企業にとってもメリットがあります。次の項では、勤怠管理システムを導入するメリットについて、詳しく紹介します。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システム導入のメリットは、大きく分けて次の3点です。

ミスの起きやすい手作業を減らし、効率よく管理できる

紙のタイムカードを打刻して勤怠を記録する方法では、月末に全員分を集計する必要があります。手書きであれ、パソコンを使用して入力する方法であれ、人の手で作業するのですから一定程度のミスが発生するでしょう。

正確さを重視すればスピードが落ち、スピードを重視すれば正確さに疑問が残るため、効率面でも疑問が残ります。

複雑な割増賃金の計算も自動で計算でき、正確な給与計算が簡単にできる

残業・深夜・早朝など、割増賃金の計算は複雑で手間がかかるものです。勤怠は給与にも直接的にかかわるものであり、ミスは許されません。給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システムを選択すれば、さらなる効率アップを目指せます。

不正を防ぎ、客観的な勤怠管理

手書きや紙のタイムカード打刻では、遅刻や早退をごまかしたり、他人に打刻してもらうことができたりと、不正の余地がありました。勤怠管理システムには、ICカードで本人にしか記録ができないものや、指紋認証で完全に不正ができない高度なシステムもあります。

Web上で打刻するため、時間の操作や不正なＩＰアドレスからの打刻も防げ、正確で偽りのない勤怠管理が可能です。

働き方改革はまだ始まったばかり。勤怠管理システムの導入には、初期費用と維持費はかかるものの、メリットの方が圧倒的に多いでしょう。長い目で見ても、企業の発展に役立つはずです。これを機に、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。