おすすめの勤怠管理システムTOP5！

ここからは、勤怠管理システムの基礎知識から細かな注意点などを詳しく解説していきます。勤怠管理システム選びで悩んでいる人や、今後勤怠管理システムを導入しようと考えている人は、見逃せない内容ばかりですよ。

新型コロナウイルス感染症がインフルエンザに匹敵するくらいに有名になり、リモートワークも主流になりつつある世の中。時代に合わせて勤怠管理システムを見直す人もいるでしょう。

アナログな方法だとタイムカード式の勤怠システムが主流でしたが、インターネットが普及している時代では、タイムカードだけではなく、在宅ワークなどでも対応可能なパソコンやスマートフォンで打刻できるものもあります。今回はWEBで「出勤・退勤時刻の記録はどのように行っていますか？」という内容のアンケートを実施してみました。

結果は以下の円グラフをご覧ください。

一番多かった回答35%「その他」。次点で「タイムカード式」。

そのほかにはパソコンやスマートフォン、生体認証式や指紋認証など人体を用いての勤怠管理システムが挙げられました。一番多かった「その他」というのは、この回答の中にはないさまざまな勤怠管理システムの種類といえます。

例えばICチップ、チャットや通話、Bluetoothをつなぐといった打刻方法もあります。一口に勤怠管理システムといってもシステムや方法など組み合わせもさまざまなため、自分に最適なシステムを導入したいものです。

次に多かったのは「タイムカード式」でした。第三者の協力がないと基本的にはごまかすことができません。

実際に自分の手で打刻しなければいけなく、アナログな打刻方法としては主流な方法といえますね。パソコンやスマートフォンといった、サイトやアプリにつないで打刻する方法もありました。

リモートワークが多いのため、こういった打刻方法の導入は実に便利です。生体認証や、指紋認証など、本人以外には絶対に打刻できない勤怠管理システムを導入している回答もあります。

勤怠管理システムを取り入れるさまざまな工夫がされているので、自分や業種に合わせた管理方法を選ぶとよいでしょう。これらの結果を踏まえて、勤怠管理システムはどのようなものなのかについて見ていきます。

より理解を深めて導入したい勤怠管理システムを吟味しましょう。

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理をしていくうえでの悩みの数々を解決できます。勤怠管理システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

勤怠データの正確性が上がる

勤怠管理システムを導入して社員の勤怠データを管理するようになると、データの正確性が大きく上がります。手入力でデータの管理をする場合、どうしてもつい間違ったデータを入力してしまう恐れがありますが、勤怠管理システムを導入していればそういったことはほぼ起こりません。

Excelなどを使用して勤怠管理をしていれば問題ないだろうと思う人もいるかもしれませんが、たとえ表計算ソフトなどを使っていたとしても、集計ミスが起こってしまう可能性があるのは否めません。表計算ソフトを使用して勤怠管理を行う場合、複雑な計算式を使わなければならず、その結果として集計ミスが起こってしまうことがあるからです。

勤怠データは給与に直接関わってくるデータなので、入力ミスがあると、社員の生活にまで影響を及ぼしてしまう危険性があります。万が一の事態を防ぎたいのであれば、勤怠管理システムを導入したほうがよいといえるでしょう。

不正な打刻を防止できる

手入力で勤怠の管理を行っている場合、不正な打刻が行われてしまいかねない点も大きな問題となります。手入力だと簡単に勤怠データの改ざんが行えるため、残業時間が水増しされたり、欠勤や遅刻などが無申告になったりしていないかの管理を担当する社員は細かくチェックしなければいけません。

勤怠管理システムが導入されていれば、そうした手間も削減できます。システムが導入されている状態で勤怠データを改ざんすることは非常に難しいため、基本的に不正な打刻はされていないと判断できるからです。

業務の効率化が図れる

勤怠管理システムを導入することで大きく変わる点には、業務を効率化できるという点も挙げられます。勤怠管理システムが導入されていない状態だと、人事や労務担当の業務はかなり多岐にわたり、決して効率的に業務を行える状態になっているとはいえません。

ところが、勤怠管理システムを導入するだけで、それまで効率的ではなかった人事や労務担当の業務が革新的に効率化できるのです。勤怠管理システムが企業において果たす役割はとても大きいといえます。

業務が効率化できるのは人事や労務担当だけではありません。勤怠管理システムを導入すれば、それ以外の社員の業務も効率化できます。

なぜなら、勤怠データに関する申請や承認のためのワークフローもシステム上で行えるようになるからです。それまで上司の手が空いている時間を見計らって捺印を求めに行ったりしなければいけなかったのが、システム上で手軽に済ませられるようになるため、そのぶん他の業務へ力を注げるわけです。

法令を確実に遵守できる

勤怠データを正確に管理しなければいけないのは、なにも間違った給与を社員に与えないようにするためだけでなく、法令を遵守するためでもあります。しっかりと労務管理を行わないと、法令に反してしまっているのを見過ごしてしまい、後々大変なことになってしまいかねません。

また、法令は法改正などによってしばしば内容が変わってしまうため、その都度対応するのはなかなか大変です。しかし、勤怠管理システムの多くはそうした法改正にもシステムアップデートなどを行うことで簡単に対応できるようになっています。

気を付けておかなければいけないのは、法改正への対応は無償ではないケースがある点です。無償なのかどうかについては、利用する前にあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

コスト削減につながる

勤怠管理システムを導入することでコスト削減にもつながります。例を上げると、従業員数200人の中堅会社がタイムカードで勤怠管理を行っているとします。人事は月末になると、手作業で全社員のタイムカードを集計し、3人で2日はかかります。人事担当の給与を考えると3人で2日かかる作業の単純計算コストは月約6万円。この会社が、勤怠システムを導入したとすると、たとえ導入コストに6万かかってしまったとしても、2日かかっていた集計作業が2時間程度で終了するので、労働生産性が確実に上がります。これは1例のため、企業の環境等によっても異なりますが、勤怠管理システムは従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながる可能性が高いです。

勤怠管理システムのメリットが分かったところで、次は勤怠管理システムの機能について見ていきましょう。勤怠管理システムには、便利な機能が非常にたくさん搭載されています。

打刻機能

出勤や退勤などの打刻を行える機能が勤怠管理システムには備わっています。ICカード・スマートフォン・生態認証など、打刻方法はシステムによってさまざまです。

ワークフロー機能

さまざまな承認や申請を行えるワークフロー機能が搭載されているのも勤怠管理システムの大きな特徴です。出勤簿の承認や、残業休暇の申請などが行えます。

ワークフロー機能はパソコンだけでなくスマートフォンから利用できる場合も多くなっています。その場合、外出先からも各種の申請・承認が行えるのでとても便利です。

通知機能

日々忙しく働いていると、ついつい残業時間が基準を超過してしまう場合があります。それに気付かずそのまま働き続けてしまうと大問題になりかねないですが、勤怠管理システムにはそうした場合に基準を超過していることを通知してくれるタイプが存在します。

残業時間についてのルール厳守を徹底したい会社はそのタイプの勤怠管理システムを取り入れることがおすすめです。さらに、打刻漏れ・遅刻などを通知してもらえる勤怠管理システムも存在します。

加えて未消化の有給がある場合にも通知してくれる勤怠管理システムまであるので、通知機能にもしっかり注目してみてください。

勤怠情報の集計機能

勤怠情報を集計してくれる機能が搭載されている場合も多くなっています。社員ひとりひとりの勤怠情報をリアルタイムで集計してデータ化してくれる機能です。

集計したデータをもとに、総労働時間・残業時間・深夜労働時間・休日労働時間など、カテゴリー別の詳しいデータを表示することもできます。給与計算はもちろん、業務改善にも役立てられることでしょう。

帳簿出力機能

勤怠データを手入力している場合、各種の帳簿を作成するには改めてデータを帳簿用に入力し直さなければいけないことがあります。その作業をわずらわしく感じたことがある人は、当サイトを見ている人のなかにもいるのではないでしょうか。

勤怠管理システムには、集計されたデータをもとにして帳簿を出力する機能も搭載されています。CSVやPDFといった形式で出力できるので、データの打ち直しという工程を丸ごと削減することが可能です。

他システムとの連携機能

さまざまなシステムがすでに社内に導入されている場合、そうしたシステムと連携できるようになっている勤怠管理システムも存在します。そういったタイプは工数勤怠管理にまつわる業務を大幅に減らしてくれるので、業務の効率化を目的として勤怠管理システムの導入を検討している場合におすすめです。

スケジュール管理機能

勤務形態の多様化に対応するため、スケジュール機能が搭載されている勤怠管理システムも増えてきています。これまでは手入力で問題なく勤怠データの管理ができていたとしても、いつ困難になってしまうか分かりません。

現状、手入力でのデータ管理を行っているのであれば、来るべきときに備え、早めに勤怠管理システムの導入を、勤怠管理にまつわる業務を試みたほうがよいでしょう。

勤怠管理とは、従業員の始業時間・就業時間を記録し、適切な労働環境を維持することが主な業務内容です。また、給与計算のため、遅刻や早退、残業、有給休暇などを集計しなければなりません。

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況管理を効率化することを意図しており、各種機能が完備されたシステムです。一般的な勤怠管理は、手書き、エクセル、タイムカードなどを用いていますが、勤怠管理システムを導入することで、さまざまな恩恵を得られます。

ここからは、勤怠管理システムがなぜ必要なのか、その理由について解説します。

勤怠管理の効率化

勤怠管理システム導入の目的は、業務の効率化を確保することです。タイムカードやエクセルでの勤怠管理は、仕分けやデータの収集に時間と手間がかかります。「労働時間を集計したり、給与の計算をしたりするだけで1日の業務が終わってしまう」「転記とそれによるミスの確認・修正作業に時間がかかる」など、膨大な時間を費やすことになります。

そこで、勤怠管理システムを導入することにより、スマートフォンやパソコンを使った打刻が可能になります。テレワークや出張などの勤怠管理も可能です。また、従業員の有給管理、シフト制従業員の管理なども一括して行うことができます。

従業員の出勤時間や残業時間、時間外労働時間などの集計業務や給与計算を自動で計算してくれるため、タイムカードなどから勤怠管理表に転記する作業をしなくてよくなります。そのため、人事担当者の業務を効率化し、無駄なコストを削減することが可能になります。

法改正に応じた適切な勤怠管理

勤怠管理システムの中には、自動でアップデートされるものがあります。労働や勤怠に関する法律の改正が行われても、勤怠管理システムを導入していれば、法改正に応じて自動でアップデートが可能です。そのため、勤怠管理の作業がスムーズになり、ミスを減らすことができます。

また、労働安全衛生法が2019年に改正され、それにより「客観的方法による労働時間の把握」が義務となりました。

従業員の出退勤は、タイムカード、パソコンの使用履歴など客観的な記録に基づいた時間でなければなりません。自己申告などの勤怠記録は法的に認められないため、場所を選ばず客観的で正確な勤怠記録が可能な勤怠管理システムの導入が増えてきています。

労働基準法の改正により、有給取得の義務化や時間外労働に上限が設けられました。従業員一人ひとりの勤怠状況をきちんと把握する必要が出てきたことも、勤怠管理システムが広まってきた要因といえます。

勤怠管理システムを導入することにより、どのような効果があるのでしょうか。ここからは、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットについて紹介していきます。

勤怠管理労働時間の削減

タイムカードによる勤怠管理では、月末にタイムカードを集めて目視による確認を行い、労働時間と残業時間などを集計しなければなりません。労働時間の集計から給与計算までは、多くの時間と手間を必要とし、ミスが起こる可能性も高くなります。エクセルを使っての勤怠管理も、転記ミスや式の間違いなどが起こることはありえます。

勤怠管理システムには、労働時間の自動集計、シフト管理機能、残業時間のアラート機能など、業務の効率化が図れるさまざまな機能が備えられています。勤怠管理システムを導入することにより、集計作業が非常に簡易になるため、業務を効率よく進めることが可能です。

また、業務を効率化することにより、勤怠に関する処理をスピーディーに行えるため、勤怠管理者や人事担当者などの労働時間を適正にすることが可能です。

長時間労働を防ぐ

勤怠管理システムは、従業員一人ひとりの勤務状況を、いつでもリアルタイムで確認することができます。そのため、従業員の長時間労働を防止することが可能です。

一般的に行われてきた出勤簿やタイムカードなどによる勤怠管理は、締め日に集計を行うまで、労働時間を知ることができません。そのため、集計後に残業時間の上限を超過していたということも充分ありえます。

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を毎日いつでも閲覧することができるため、長時間労働にならないよう調整することが可能です。このように、労働時間を管理することにも勤怠管理システムは役立ちます。

また、労働時間の詳細なデータが記録されるため、労働時間が長くなる部署や時間帯、従業員を把握し、長時間労働への対策を講じやすくなります。

法改正への柔軟な対応

これまで、労働時間などの勤怠管理に関わる法律は、何度か改正されてきました。労働に関する事柄については、働き方改革が推奨されている現代において、これからも改正されていくでしょう。

法改正のたびに管理方法を見直す作業を行うと、通常業務にまで影響が出てしまいます。また、法改正の内容を把握できていないと、知らないうちに法律違反となるリスクが生じます。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、法改正に対応したバージョンアップを自動で行えるものがあるため、法改正の際にも慌てずに業務をおこなうことができます。勤怠管理方法を変更する手間も省けるため、法改正への柔軟な対応が可能になります。

コスト削減への効果

勤怠管理システムの導入は、コストの削減に効果があります。勤怠管理には、勤務状況や有給休暇の管理など、さまざまな業務があります。

給与計算も業務に含まれますが、基本給や手当、残業時間といった項目は、従業員一人ひとり異なります。そのため、非常に手間と時間がかかる作業です。フレックスタイム制など働き方が多様化し、労働時間の集計は煩雑です。

これらの業務は多くの時間が必要なため、それ相応の人件費もかかります。そこで、勤怠管理システムと給料計算ソフトを連携させることで、勤怠記録から給与計算までをシステム上で行えます。業務時間を減らすことで、コスト削減につなげることが可能です。

従業員の不正防止

勤怠管理にタイムカードを使用している場合、遅刻したときにタイムカードを打刻せずに定時で自己申告したり、同僚に打刻したりしてもらうなど、悪意を持って勤務時間を不正申告しようとする可能性があります。

勤怠管理システムには、指紋認証、顔認証、静脈認証などの生体認証システムが導入されている場合があります。このようなシステムを利用することで、なりすましや不正打刻などを防ぐことが可能です。

勤怠管理システムは出退勤の管理ができるだけのツールかのように思っていた人もいるかもしれませんが、ここまでで紹介してきたとおり、まったくそんなことはありません。出退勤の管理がメインの機能であることは確かですが、それ以上にさまざまな便利機能が存在し、業務の効率化に大いに役立ってくれます。

むしろ、見方によっては出退勤の管理をスムーズにしてくれること以上に、業務を効率化してくれることこそが勤怠管理システムの本領だとすらいえるでしょう。現状よりも効率的に業務をこなせるようにしたいのであれば、ぜひ勤怠管理システムを導入してみてください。