おすすめの勤怠管理システムTOP5！

勤怠管理システムは、社員の出勤や退勤の時間を管理することができるシステムです。導入することによって、勤務時間や欠勤の管理などをとても楽に行うことができるようになります。

入力されたデータをもとにして、給与の計算なども自動で行ってくれる場合がほとんどです。経理関連の手間が大きく削減できることから、数多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。

パソコンやスマートフォンなどのデバイスで社員各自が打刻を行わなければいけないものも多いですが、ICカードや生態認証システムと組み合わせて便利に活用できるタイプなども存在します。一口に「勤怠管理システム」といっても、その種類は非常に豊富です。

クラウド型のタイプを導入すれば、遠隔地の支社の勤怠管理も本社で一元管理することができます。そのため、勤怠管理システムは従業員数が多い企業ほど積極的に導入している傾向にあります。

また、手作業で勤怠のデータをExcelなどに入力する場合より正確性が高いのも、勤怠管理システムの特徴です。従業員数が多い企業によく導入されているのは、そういった点も理由になっていると見てよいでしょう。

勤怠管理システムを導入することで得られるメリットといえば、打刻の不正を防止できることや、人事担当者の集計、計算作業の効率化を図れることなどが挙げられます。

また、その他の代表的なメリットをご紹介しますので、導入時の参考にしてみてください。

・手入力で管理する手間がなくなる

・データの正確性が大きく上がる

・不正な打刻を防止することができる

・業務の効率が上がる

・人事に割くコストカットに繋がる

・人事と管理職の負担軽減

・法令を確実に遵守することができる

詳しくは下記『勤怠管理にありがちな悩みを解決！勤怠管理システムを導入するメリット』でもご説明していますので、メリットが気になる方はぜひ同コンテンツをご覧ください。

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理をしていくうえでの悩みの数々を解決できます。勤怠管理システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

勤怠データの正確性が上がる

勤怠管理システムを導入して社員の勤怠データを管理するようになると、データの正確性が大きく上がります。手入力でデータの管理をする場合、どうしてもつい間違ったデータを入力してしまう恐れがありますが、勤怠管理システムを導入していればそういったことはほぼ起こりません。

Excelなどを使用して勤怠管理をしていれば問題ないだろうと思う人もいるかもしれませんが、たとえ表計算ソフトなどを使っていたとしても、集計ミスが起こってしまう可能性があるのは否めません。表計算ソフトを使用して勤怠管理を行う場合、複雑な計算式を使わなければならず、その結果として集計ミスが起こってしまうことがあるからです。

勤怠データは給与に直接関わってくるデータなので、入力ミスがあると、社員の生活にまで影響を及ぼしてしまう危険性があります。万が一の事態を防ぎたいのであれば、勤怠管理システムを導入したほうがよいといえるでしょう。

不正な打刻を防止できる

手入力で勤怠の管理を行っている場合、不正な打刻が行われてしまいかねない点も大きな問題となります。手入力だと簡単に勤怠データの改ざんが行えるため、残業時間が水増しされたり、欠勤や遅刻などが無申告になったりしていないかの管理を担当する社員は細かくチェックしなければいけません。

勤怠管理システムが導入されていれば、そうした手間も削減できます。システムが導入されている状態で勤怠データを改ざんすることは非常に難しいため、基本的に不正な打刻はされていないと判断できるからです。

業務の効率化が図れる

勤怠管理システムを導入することで大きく変わる点には、業務を効率化できるという点も挙げられます。勤怠管理システムが導入されていない状態だと、人事や労務担当の業務はかなり多岐にわたり、決して効率的に業務を行える状態になっているとはいえません。

ところが、勤怠管理システムを導入するだけで、それまで効率的ではなかった人事や労務担当の業務が革新的に効率化できるのです。勤怠管理システムが企業において果たす役割はとても大きいといえます。

業務が効率化できるのは人事や労務担当だけではありません。勤怠管理システムを導入すれば、それ以外の社員の業務も効率化できます。

なぜなら、勤怠データに関する申請や承認のためのワークフローもシステム上で行えるようになるからです。それまで上司の手が空いている時間を見計らって捺印を求めに行ったりしなければいけなかったのが、システム上で手軽に済ませられるようになるため、そのぶん他の業務へ力を注げるわけです。

法令を確実に遵守できる

勤怠データを正確に管理しなければいけないのは、なにも間違った給与を社員に与えないようにするためだけでなく、法令を遵守するためでもあります。しっかりと労務管理を行わないと、法令に反してしまっているのを見過ごしてしまい、後々大変なことになってしまいかねません。

また、法令は法改正などによってしばしば内容が変わってしまうため、その都度対応するのはなかなか大変です。しかし、勤怠管理システムの多くはそうした法改正にもシステムアップデートなどを行うことで簡単に対応できるようになっています。

気を付けておかなければいけないのは、法改正への対応は無償ではないケースがある点です。無償なのかどうかについては、利用する前にあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

コスト削減につながる

勤怠管理システムを導入することでコスト削減にもつながります。例を上げると、従業員数200人の中堅会社がタイムカードで勤怠管理を行っているとします。人事は月末になると、手作業で全社員のタイムカードを集計し、3人で2日はかかります。人事担当の給与を考えると3人で2日かかる作業の単純計算コストは月約6万円。この会社が、勤怠システムを導入したとすると、たとえ導入コストに6万かかってしまったとしても、2日かかっていた集計作業が2時間程度で終了するので、労働生産性が確実に上がります。これは1例のため、企業の環境等によっても異なりますが、勤怠管理システムは従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながる可能性が高いです。

勤怠管理特化タイプ

労働時間を正確に集計し、法令を遵守するために必要な機能を搭載しています。打刻がメインのシンプルなシステムを希望する企業や、高度なカスタマイズ性は必要ないという企業におすすめです。

人事労務管理全般の効率化に強いタイプ

勤怠管理以外の機能（給与計算や年末調整、入退社手続き、経費精算）もプラン内に含まれていたり、組み合わせたりできるシステムです。バックオフィス業務も効率化したい企業に適したシステムです。

カスタマイズに強いタイプ

複雑な就業ルールや独自の要望にも対応可能な、柔軟性の高い勤怠管理システムです。より自社に最適化したシステム導入を望む中堅〜大規模企業の利用に適しています。

勤怠システム導入することでどのようなメリットがあるかを紹介いたしました。実際、今では多くの企業で勤怠システムが導入されていますよね。

それだけ導入する価値があるということでしょう。まだ導入されていない企業でも、このサイトをご覧になっているということは検討中ということですよね。

まだ迷われている段階だと、他の人の意見が聞きたくなるのではないでしょうか。そんな方のために、他の企業が勤怠システム導入をなぜ検討したか、その理由について調査しました。

その結果、「業務の効率化が図れる」ということが一番多くの票を集めました。メリットでも上げているように、勤怠システムを導入することで人事と管理職の負担を軽減できると期待できます。

今まで必要としていた時間を、他の作業に回すことができ、そうすることで業務効率を上げることができるでしょう。次に多かったのは「勤怠データの正確性が上がる」ということでした。

勤怠データの集計作業を人の手で行うとなると、ミスが発生する可能性を0にするのは難しいでしょう。しかし勤怠システムを導入することで、それらの集計作業は自動的に行われ、計算ミスといったことはなくせます。

このような正確性を求める人も多い結果となりました。その他にも「不正な打刻を防止できる」、「コスト削減につながる」、「法令を確実に遵守できる」などの導入理由がありました。

これらの問題は勤怠システム導入で解決できるものがほとんどです。現在検討を悩んでいるようでしたら、導入することをおすすめします。

導入するとしてもどのシステムがいいのかわからないかと思います。当サイトでは、そんな方たちのためにおすすめできる勤怠管理システムを紹介しています。

その他にも勤怠管理システムについてさまざまな情報をまとめていますので、ぜひ最後までお付き合いください。

勤怠管理システムはとても便利ですが、だからといってあまりよく考えずに導入してしまうのは危険です。導入時には注意すべきポイントが何点か存在するので、ここではその内容を紹介します。

自社の勤務体系に合うかどうか

勤怠管理システムが合わない勤務体系になっている会社の場合、導入したところでそれほど効果を実感できません。それどころか、導入する前のほうがよかった、ということにもなりかねないのは事実です。

特に、会社独自の就業ルールがある場合、勤怠管理システムをそれに対応させるのはかなり大変になってしまいます。導入を検討する際は、システムが無理なく対応できるような就業ルールになっているのかを見直してみるとよいでしょう。

打刻方法はどうなっているか

勤怠管理システムは、システムによって可能な打刻方法が違います。そのため、導入時にはどのような打刻方法が可能なシステムなのかもしっかり確認しておかなければいけません。

例として挙げると、パソコンからログインする必要があるタイプのほかに、ICカードをかざすだけで済むタイプやスマホにアプリをダウンロードすることでスマホを使って打刻ができるようになるタイプなどがあります。打刻方法はどんなものが可能なのかをチェックしておかないと、想定したように活用できなくなるおそれがあるので、注意は不可欠です。

社員が使いやすいか

どんなに便利で業務の効率化に役立つシステムでも、使えなければせっかく導入しても損になってしまいます。そうならないように、社員が日常的に使用しやすいシステムになっているかどうかも見ておく必要があります。

勤怠管理者や給与担当者など、管理を担当する社員はもちろんのこと、そうでない社員にとっても使いやすいことがとても大切なポイントです。一部の社員だけが使いこなせても仕方がないので、どのようなポジションの社員も例外なく使いこなせそうかどうかを見極めるのことが大切になります。

クラウド型・パッケージ型のどちらなのか

勤怠管理システムを大きく分けると、クラウド型とパッケージ型の二種類に分類することができます。それぞれに異なる利点があるため、そこを踏まえて自社に導入するならどちらが適しているかを考えなければいけません。

クラウド型はインターネット環境さえあればどこでも使えることや、無償でバージョンアップが行えることなどが利点です。対するパッケージ型の利点は、情報の機密性の高さなどです。

なお、現在ではクラウド型が主流となっているため、インターネットを利用できる環境であれば、場所を問わず使用できる製品が多くなっています。

クラウド型の場合、インターネットを通じて外部サーバーにアクセスし、システムにログインしてサービスを利用することができます。インターネットがあれば、社内のシステム開発や自社サーバーも必要ないため、導入がスムーズで低コストというのが大きなメリットといえるでしょう。

なお、クラウド型の初期費用の相場は、0～50万円程度になっています。内訳には、導入サポート費用やシステム移行費用等が含まれます。

一方でパッケージ型は、自社のネットワークによって自社専用のシステムを保有するかたちになるため、カスタマイズに柔軟性があり、非常に強いセキュリティ環境を構築することができるでしょう。

ただし、パッケージ型は費用が高額になります。初期費用の相場は30万～100万円ほどで、内訳はクラウド型とおなじものもありますが、さらにライセンス発行費用やシステムパッケージ費用など、さまざまな費用が発生するでしょう。これに加え、機能をアップデートするたびに追加費用を支払うこととなります。

そのうえパッケージ型は、高い専門知識がないと導入後の管理が難しいため、こうした問題をクリアできない場合は、クラウド型を選ぶのが無難でしょう。

総合的に見るとクラウド型のほうが利点は多いですが、会社によってはパッケージ型のほうがクラウド型より適している場合も存在するので、よく考えたうえで選びましょう。

カスタマイズ性

どこまで会社の勤怠ルールに沿った設定が行えるかは、製品のカスタマイズ性によって大きく異なります。

仮に「テレワークに対応」とされていても、実際に使ってみると細かい中抜けに対応していなかったり、フレックスタイム制度での勤怠管理が行えなかったりすることがあります。

最後に、勤怠管理システムを選ぶときの比較ポイントを紹介します。システム選びにすぐ役立てられるような内容になっているので、ぜひひとつひとつしっかり確認してみてください。

コストは適正か

勤怠管理システムはまったくコストをかけずに導入できるものではありません。どのようなタイプのシステムであっても、導入するためには必ずコストがかかってきます。

そのため、導入にどのくらいのコストがかかるのかは、システムを比べる際に参考になる部分です。傾向として、クラウド型はコストが少なく済み、そうではないタイプはコストが多くかかるようになっています。

したがって、コストをあまりかけたくない場合には、クラウド型がおすすめです。ちなみに、クラウド型にはコスト以外にも利点がたくさん存在するため、総合的に見てもどちらかといえばクラウド型のほうがそうではないタイプよりおすすめだといえるでしょう。

スマートフォンでも利用できるかどうか

勤怠管理システムのなかには、スマートフォンで利用できるタイプも存在します。そういったタイプは、外出先などでもさまざまな申請や承認などが行えるためとても便利です。

特に社員が直行直帰をすることが多い会社などは、導入するならばスマートフォンでも利用できるタイプの勤怠管理システムにするのが無難です。特定のパソコンでしか利用できないシステムを導入してしまうと、社員にそれまでとは違った働き方を強いることになってしまいます。

すべてがそうだというわけではありませんが、クラウド型の勤怠管理システムはスマートフォンでの利用ができるケースが多くなっています。クラウド型を選んで、スマートフォンでのシステム利用ができるようにすれば、より高いレベルで業務を効率化できることでしょう。

サポート体制も要確認

思わぬトラブルが発生してしまったときなどに備えて、サポート体制を確認しておくことも必要になります。サポート体制もシステムによって違いが表れやすいポイントであるため、利用を検討している勤怠管理システムがある人は、そのシステムのサポート体制がどうなっているかを確認してみてください。

なかには、サポートが有料になっているシステムも存在します。その場合、サポート利用のためにかかる費用も考慮する必要があるため、サポート体制をチェックする際はまずサポートが有料か無料かを確認しておくとよいでしょう。

要望に合わせた柔軟なカスタマイズが可能か

勤怠管理システムを導入することで、業務の効率は大きく上がりますが、細かいところの機能を変えたいこともあるでしょう。そのため、システムを選ぶ際には、柔軟なカスタマイズが可能かどうかを確認するのもポイントです。

例えば、記録した勤怠を、勤務体系ごとに並べ替えることができます。また、従業員規模に合わせて記録内容をより詳しくすることも可能です。このほかにも、外資系企業に合わせた言語カスタマイズや表示設定の変更などたくさんの種類があります。このように、カスタマイズを行うことで、企業に合わせた機能を追加できるのが強みです。

しかし、カスタマイズを行う場合、その分料金も高くなるデメリットがあります。勤怠管理システムの導入だけでかなりのコストがかかるので、より安く利用できるところを選ばなければなりません。カスタマイズの料金は会社ごとに異なるので、見積もりを行うと同時に確認してください。

作業時間は機能を一つ変えることで大きく減らせるので、比較すべき重要なポイントの一つです。勤怠管理システムを選ぶ際には、こういった細かいところにも配慮するとよいでしょう。

打刻機能

出勤や退勤などの打刻を行える機能が勤怠管理システムには備わっています。ICカード・スマートフォン・生態認証など、打刻方法はシステムによってさまざまです。

ワークフロー機能

さまざまな承認や申請を行えるワークフロー機能が搭載されているのも勤怠管理システムの大きな特徴です。出勤簿の承認や、残業休暇の申請などが行えます。

ワークフロー機能はパソコンだけでなくスマートフォンから利用できる場合も多くなっています。その場合、外出先からも各種の申請・承認が行えるのでとても便利です。

通知機能

日々忙しく働いていると、ついつい残業時間が基準を超過してしまう場合があります。それに気付かずそのまま働き続けてしまうと大問題になりかねないですが、勤怠管理システムにはそうした場合に基準を超過していることを通知してくれるタイプが存在します。

残業時間についてのルール厳守を徹底したい会社はそのタイプの勤怠管理システムを取り入れることがおすすめです。さらに、打刻漏れ・遅刻などを通知してもらえる勤怠管理システムも存在します。

加えて未消化の有給がある場合にも通知してくれる勤怠管理システムまであるので、通知機能にもしっかり注目してみてください。

勤怠情報の集計機能

勤怠情報を集計してくれる機能が搭載されている場合も多くなっています。社員ひとりひとりの勤怠情報をリアルタイムで集計してデータ化してくれる機能です。

集計したデータをもとに、総労働時間・残業時間・深夜労働時間・休日労働時間など、カテゴリー別の詳しいデータを表示することもできます。給与計算はもちろん、業務改善にも役立てられることでしょう。

帳簿出力機能

勤怠データを手入力している場合、各種の帳簿を作成するには改めてデータを帳簿用に入力し直さなければいけないことがあります。その作業をわずらわしく感じたことがある人は、当サイトを見ている人のなかにもいるのではないでしょうか。

勤怠管理システムには、集計されたデータをもとにして帳簿を出力する機能も搭載されています。CSVやPDFといった形式で出力できるので、データの打ち直しという工程を丸ごと削減することが可能です。

他システムとの連携機能

さまざまなシステムがすでに社内に導入されている場合、そうしたシステムと連携できるようになっている勤怠管理システムも存在します。そういったタイプは工数勤怠管理にまつわる業務を大幅に減らしてくれるので、業務の効率化を目的として勤怠管理システムの導入を検討している場合におすすめです。

スケジュール管理機能

勤務形態の多様化に対応するため、スケジュール機能が搭載されている勤怠管理システムも増えてきています。これまでは手入力で問題なく勤怠データの管理ができていたとしても、いつ困難になってしまうか分かりません。

現状、手入力でのデータ管理を行っているのであれば、来るべきときに備え、早めに勤怠管理システムの導入を、勤怠管理にまつわる業務を試みたほうがよいでしょう。

新型コロナウイルス感染症がインフルエンザに匹敵するくらいに有名になり、リモートワークも主流になりつつある世の中。時代に合わせて勤怠管理システムを見直す人もいるでしょう。

アナログな方法だとタイムカード式の勤怠システムが主流でしたが、インターネットが普及している時代では、タイムカードだけではなく、在宅ワークなどでも対応可能なパソコンやスマートフォンで打刻できるものもあります。今回はWEBで「出勤・退勤時刻の記録はどのように行っていますか？」という内容のアンケートを実施してみました。

結果は以下の円グラフをご覧ください。

一番多かった回答35%「その他」。次点で「タイムカード式」。

そのほかにはパソコンやスマートフォン、生体認証式や指紋認証など人体を用いての勤怠管理システムが挙げられました。一番多かった「その他」というのは、この回答の中にはないさまざまな勤怠管理システムの種類といえます。

例えばICチップ、チャットや通話、Bluetoothをつなぐといった打刻方法もあります。一口に勤怠管理システムといってもシステムや方法など組み合わせもさまざまなため、自分に最適なシステムを導入したいものです。

次に多かったのは「タイムカード式」でした。第三者の協力がないと基本的にはごまかすことができません。

実際に自分の手で打刻しなければいけなく、アナログな打刻方法としては主流な方法といえますね。パソコンやスマートフォンといった、サイトやアプリにつないで打刻する方法もありました。

リモートワークが多いのため、こういった打刻方法の導入は実に便利です。生体認証や、指紋認証など、本人以外には絶対に打刻できない勤怠管理システムを導入している回答もあります。

勤怠管理システムを取り入れるさまざまな工夫がされているので、自分や業種に合わせた管理方法を選ぶとよいでしょう。これらの結果を踏まえて、勤怠管理システムはどのようなものなのかについて見ていきます。

より理解を深めて導入したい勤怠管理システムを吟味しましょう。

労務管理とは、従業員の給与や福利厚生、待遇などの労務全般を管理することです。勤怠管理とは、労務管理に含まれる業務のうち、従業員の労働時間を管理することをいいます。そのため、勤怠管理は労務管理の一部であるといえます。

ここからは、労務管理と勤怠管理の違いについて、より詳しく解説していきます。

労務管理とは

労務管理とは、従業員の賃金・福利厚生などに関する管理をすることをいいます。主な目的は、労働時間を管理し、従業員の労働内容が労働基準法などの法律に反していないかを確認することです。

従業員の労働条件や労働環境などに関する業務は多岐にわたります。従業員のスキルアップやキャリアアップなど、業績に見合う報酬であるかを見定め、モチベーションを上げることも業務のひとつです。

就労する従業員が働きやすい環境を用意することや、健全な労働関係を維持することが、労働管理において最も大切な業務といえます。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の勤怠や就業状況を管理することをいい、労働全般を管理する労務管理のなかに含まれる業務です。従業員の出退勤時間・休憩時間・労働時間・出社日数などの情報を取り扱います。

勤怠管理は労務管理の一部であるため、労働基準法などの法律をきちんと守る必要があります。労働基準法や労働規則をもとに、従業員の労働時間が適正かを確認し、従業員の健康を維持することが主な目的です。

勤怠管理は労務管理のなかでも毎日行う業務であり、勤務時間の記録をもとに給与を計算するため、重要度の高い業務であるといえます。

勤怠管理が必要な理由

勤怠管理は、労務管理をするうえで必要な業務であり、適切に行わなければなりません。なぜ勤怠管理が必要なのか、その理由を3つにわけて解説していきます。

従業員の給与を正しく支払うため

従業員の給与を正しく支払うためには、適切な勤怠管理が必要です。給与は基本給だけでなく、時間外労働などの時間ごとに変化する項目も多数あります。そのため、従業員の勤務日数や勤務時間を記録する勤怠管理情報が不可欠なのです。

また、勤怠管理には、労働基準法や労働契約に基づいた有給休暇の日数管理や残業代、保険料や税金などの計算も含まれます。適切な勤怠管理を行わないと正しい給与を計算できないため、重要な業務といえます。

勤怠管理には「自社の労働状況や従業員の労働条件などを把握し、適切な給与の支払いをする」という大切な役割があるといえるでしょう。

コンプライアンスのため

勤怠管理を含む労務管理全般は、労働基準法や労働規則を遵守した企業運営など、コンプライアンスを徹底するうえで必要なものです。

事業者が従業員を雇用するときには、労働基準法の遵守が求められます。2019年4月に働き方改革関連法が施行されるなど、従業員の労働環境改善の取り組みが進んでいます。

勤怠管理では、法令遵守（コンプライアンス）はもちろん、法改正にもすみやかに対応する必要があります。コンプライアンスが守られていないと、労働基準監督署から指導を受けることになり、会社自体のイメージダウンにもなるでしょう。

従業員の健康や労働環境を守るためにも、勤怠管理は重要な要素といえます。

労務トラブルを予防するため

勤怠管理を適切に行うことで、労務関係のトラブル予防ができます。なぜなら、従業員の勤務時間などを正しく把握することで、適切な給与支払いはもちろん、従業員の健康管理にもつながるからです。

長時間労働による過労死などの健康被害や劣悪な労働環境などにより、トラブルへと発展する恐れもあります。しかし、適切な勤怠管理を行うことで、トラブルを予防し、労働環境を整えることもできるでしょう。

また、労務トラブルを防ぐことにより、生産性の向上にも期待できます。従業員の努力に対して適切な報酬を還元することで、モチベーションが上がり、よりよいパフォーマンスを発揮できます。

従業員が働きやすい環境を作ることも、勤怠管理において重要な業務といえるでしょう。

勤怠管理システムのメリット

労務管理・勤怠管理は重要な業務ですが、情報が多いため、手作業での管理は難しいでしょう。そこで、勤怠管理をサポートするシステムのメリットについて解説します。

手作業をなくして効率アップ

勤怠管理システムを導入すると、勤怠の記録が自動で記録されるため、手作業による集計をする必要がなくなります。

これまでは、タイムカードの打刻データは手作業で入力し、給与の計算を行っていました。しかしシステムを導入することで、打刻データがそのままシステム上に反映されるため、手入力の手間を省くことが可能です。

勤怠管理で最も時間のかかる作業を自動化することで、業務の効率化や計算ミスのリスクもなくなり、担当者の負担を減らすこともできるでしょう。

従業員の不正打刻を防止

タイムカードの打刻による勤務時間の管理では、本人以外の従業員による打刻も可能です。そのため、不正打刻の原因となってしまいます。

しかし、指紋認証や静脈認証、GPSによる認証システムなどを採用している勤怠管理システムを導入することで、不正な打刻を抑止することができます。

また、出張の場合や、本社、事務所などに出社しなくても打刻できるため、正確な勤怠管理が可能です。

勤怠管理とは、従業員の始業時間・就業時間を記録し、適切な労働環境を維持することが主な業務内容です。また、給与計算のため、遅刻や早退、残業、有給休暇などを集計しなければなりません。

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況管理を効率化することを意図しており、各種機能が完備されたシステムです。一般的な勤怠管理は、手書き、エクセル、タイムカードなどを用いていますが、勤怠管理システムを導入することで、さまざまな恩恵を得られます。

ここからは、勤怠管理システムがなぜ必要なのか、その理由について解説します。

勤怠管理の効率化

勤怠管理システム導入の目的は、業務の効率化を確保することです。タイムカードやエクセルでの勤怠管理は、仕分けやデータの収集に時間と手間がかかります。「労働時間を集計したり、給与の計算をしたりするだけで1日の業務が終わってしまう」「転記とそれによるミスの確認・修正作業に時間がかかる」など、膨大な時間を費やすことになります。

そこで、勤怠管理システムを導入することにより、スマートフォンやパソコンを使った打刻が可能になります。テレワークや出張などの勤怠管理も可能です。また、従業員の有給管理、シフト制従業員の管理なども一括して行うことができます。

従業員の出勤時間や残業時間、時間外労働時間などの集計業務や給与計算を自動で計算してくれるため、タイムカードなどから勤怠管理表に転記する作業をしなくてよくなります。そのため、人事担当者の業務を効率化し、無駄なコストを削減することが可能になります。

法改正に応じた適切な勤怠管理

勤怠管理システムの中には、自動でアップデートされるものがあります。労働や勤怠に関する法律の改正が行われても、勤怠管理システムを導入していれば、法改正に応じて自動でアップデートが可能です。そのため、勤怠管理の作業がスムーズになり、ミスを減らすことができます。

また、労働安全衛生法が2019年に改正され、それにより「客観的方法による労働時間の把握」が義務となりました。

従業員の出退勤は、タイムカード、パソコンの使用履歴など客観的な記録に基づいた時間でなければなりません。自己申告などの勤怠記録は法的に認められないため、場所を選ばず客観的で正確な勤怠記録が可能な勤怠管理システムの導入が増えてきています。

労働基準法の改正により、有給取得の義務化や時間外労働に上限が設けられました。従業員一人ひとりの勤怠状況をきちんと把握する必要が出てきたことも、勤怠管理システムが広まってきた要因といえます。

勤怠管理システムを導入することにより、どのような効果があるのでしょうか。ここからは、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットについて紹介していきます。

勤怠管理労働時間の削減

タイムカードによる勤怠管理では、月末にタイムカードを集めて目視による確認を行い、労働時間と残業時間などを集計しなければなりません。労働時間の集計から給与計算までは、多くの時間と手間を必要とし、ミスが起こる可能性も高くなります。エクセルを使っての勤怠管理も、転記ミスや式の間違いなどが起こることはありえます。

勤怠管理システムには、労働時間の自動集計、シフト管理機能、残業時間のアラート機能など、業務の効率化が図れるさまざまな機能が備えられています。勤怠管理システムを導入することにより、集計作業が非常に簡易になるため、業務を効率よく進めることが可能です。

また、業務を効率化することにより、勤怠に関する処理をスピーディーに行えるため、勤怠管理者や人事担当者などの労働時間を適正にすることが可能です。

長時間労働を防ぐ

勤怠管理システムは、従業員一人ひとりの勤務状況を、いつでもリアルタイムで確認することができます。そのため、従業員の長時間労働を防止することが可能です。

一般的に行われてきた出勤簿やタイムカードなどによる勤怠管理は、締め日に集計を行うまで、労働時間を知ることができません。そのため、集計後に残業時間の上限を超過していたということも充分ありえます。

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を毎日いつでも閲覧することができるため、長時間労働にならないよう調整することが可能です。このように、労働時間を管理することにも勤怠管理システムは役立ちます。

また、労働時間の詳細なデータが記録されるため、労働時間が長くなる部署や時間帯、従業員を把握し、長時間労働への対策を講じやすくなります。

法改正への柔軟な対応

これまで、労働時間などの勤怠管理に関わる法律は、何度か改正されてきました。労働に関する事柄については、働き方改革が推奨されている現代において、これからも改正されていくでしょう。

法改正のたびに管理方法を見直す作業を行うと、通常業務にまで影響が出てしまいます。また、法改正の内容を把握できていないと、知らないうちに法律違反となるリスクが生じます。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、法改正に対応したバージョンアップを自動で行えるものがあるため、法改正の際にも慌てずに業務をおこなうことができます。勤怠管理方法を変更する手間も省けるため、法改正への柔軟な対応が可能になります。

コスト削減への効果

勤怠管理システムの導入は、コストの削減に効果があります。勤怠管理には、勤務状況や有給休暇の管理など、さまざまな業務があります。

給与計算も業務に含まれますが、基本給や手当、残業時間といった項目は、従業員一人ひとり異なります。そのため、非常に手間と時間がかかる作業です。フレックスタイム制など働き方が多様化し、労働時間の集計は煩雑です。

これらの業務は多くの時間が必要なため、それ相応の人件費もかかります。そこで、勤怠管理システムと給料計算ソフトを連携させることで、勤怠記録から給与計算までをシステム上で行えます。業務時間を減らすことで、コスト削減につなげることが可能です。

従業員の不正防止

勤怠管理にタイムカードを使用している場合、遅刻したときにタイムカードを打刻せずに定時で自己申告したり、同僚に打刻したりしてもらうなど、悪意を持って勤務時間を不正申告しようとする可能性があります。

勤怠管理システムには、指紋認証、顔認証、静脈認証などの生体認証システムが導入されている場合があります。このようなシステムを利用することで、なりすましや不正打刻などを防ぐことが可能です。

勤怠管理システムは出退勤の管理ができるだけのツールかのように思っていた人もいるかもしれませんが、ここまでで紹介してきたとおり、まったくそんなことはありません。出退勤の管理がメインの機能であることは確かですが、それ以上にさまざまな便利機能が存在し、業務の効率化に大いに役立ってくれます。

むしろ、見方によっては出退勤の管理をスムーズにしてくれること以上に、業務を効率化してくれることこそが勤怠管理システムの本領だとすらいえるでしょう。現状よりも効率的に業務をこなせるようにしたいのであれば、ぜひ勤怠管理システムを導入してみてください。