テレワークにおける勤怠管理の課題とは？

2020年のコロナウイルス流行をきっかけに、テレワークを採用する企業が増えました。現在も、テレワークを活用しつづけている企業が多くあります。しかし、テレワークは勤怠管理に関して課題を残しています。本記事では、テレワークにおける勤怠管理の課題や、選択肢として挙げられる勤怠管理方法について詳しく解説します。

テレワークにおける勤怠管理に関する課題

テレワークが普及するなかで、企業にとって勤怠管理は大きな課題となっています。

とくにオフィスでの勤務と異なり、テレワークでは従業員の働き方を直接確認することが難しいため、いくつかの重要なポイントが課題として浮かび上がっています。

正確な勤怠時間の確認が困難

テレワークでは、従業員が自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで仕事を行うことが一般的です。

そのため、従業員が何時に勤務を開始し、何時に終了したのかを正確に把握することが難しくなります。これにより、給与計算や人事評価に影響が出る可能性があります。

とくに勤怠時間の記録が曖昧であれば、過不足なく給与が支払われているか、または従業員が適切な勤務態度を取っているかの判断が難しくなるでしょう。

勤務態度の評価が難しい

テレワークの場合、従業員がオフィスで働く姿を直接見られません。

これにより、管理者や人事担当者にとっては、従業員が真面目に業務に取り組んでいるかを判断することが難しくなります。オンライン会議や打ち合わせの場面では一定の監視が可能ですが、日常的な業務においては、従業員の勤務態度を適切に評価することが難しくなります。

勤怠状況の公平化

テレワークが可能な職種とそうでない職種が混在している企業では、全従業員の勤怠を一律に管理することが難しくなります。

経理や総務、人事、システムエンジニアなどはテレワークが可能ですが、接客や運送、製造業のように現場に出向く必要がある職種はテレワークが難しいです。

このような職種間の違いに加えて、アルバイトやパート、派遣社員、業務委託などさまざまな働き方が存在するため、これらの違いを考慮した公正な勤怠管理が求められます。

人事評価があいまいになる

また、人事評価があいまいになる問題もあります。

多くの企業では、人事評価の際に従業員の行動や勤務態度など、業績以外の要素も評価の基準として用います。しかし、テレワークではこうした非業績的な要素の評価が難しいです。これにより、評価が不公平になり、従業員のモチベーションを損なうリスクがあります。

社内コミュニケーションの減少

テレワークを導入すると、自然と従業員同士の会話が減ります。

直接会話する機会が減り、とくに雑談や非公式なコミュニケーションが減ることで、従業員のストレスが増加するかもしれません。このようなコミュニケーション不足は、チームの一体感を損ない、結果として業務効率の低下を引き起こすリスクを抱えることになります。

テレワークの際に選択肢として挙がる勤怠管理方法

テレワーク時の勤怠管理は、従業員がオフィスで働く際のように直接確認できないため、企業にとって難しい課題です。

しかし、企業は労働時間を適切に管理する法的義務があります。厚生労働省は、労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインを制定し、テレワークにおける労働時間管理の具体的な方法を示しています。

メール・電話

企業は始業・終業時刻を確認し、記録する方法として、メールや電話を活用できます。

上司が部下に直接確認するか、従業員が上司に連絡を入れる形で勤務時間を記録します。この方法は特別な準備を必要としない一方で、管理職に負担が増える可能性があるため注意が必要です。

タイムカード・ICカード

次に、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などをもとに客観的な記録を取る方法も有効です。

テレワークではタイムカードの使用が難しいため、勤怠管理システムやツールを活用して、従業員の労働時間を正確に管理することが求められます。これにより、不正や打刻漏れが防止され、労働時間の把握がスムーズに行えるようになります。

また、勤怠管理システムは出退勤だけでなく、残業申請や有給休暇の管理、給与計算まで一元的に行えるため、総務や経理業務の効率化にも貢献します。ただし、導入コストがかかる点には注意が必要です。

自己申告

最後に、従業員自身が勤務時間を自己申告する方法もあります。

厚生労働省は2021年3月に、テレワークにおける自己申告を認めるガイドラインを明記しました。従業員はExcelやスプレッドシートに勤務時間や業務内容を入力し管理しますが、自己申告制度には虚偽申告や不適正運用のリスクがあるため、企業側の慎重な運用が求められます。

テレワークにおける勤怠管理の注意点

上述の通り、テレワークにおける勤怠管理は、通常のオフィス勤務とは異なる点が多く、慎重な対応が求められます。

勤怠状況の報告方法を明確に定める

まず、勤怠状況の報告方法を事前に決定し、従業員にしっかり説明することが重要です。

電話やメール、勤怠管理ツール、Excelやスプレッドシートによる自己申告など、どの方法を採用するにしても、運用方法を明確にして従業員の理解を得る必要があります。

業務内容や従業員の事情に応じて柔軟に対応する

また、業務内容や従業員の事情に応じて、勤務時間の一部だけをテレワークにするなど、柔軟な対応が求められます。

部門や職種ごとにテレワークの適用を分けたり、感染状況に応じたテレワークの実施を検討することも重要です。

オンラインでのコミュニケーションを増やす

さらに、テレワークでは従業員の勤務態度を直接確認するのが難しいため、オンラインでのコミュニケーションを増やすことが必要です。

Web会議システムを使った定期的なオンラインミーティングや1on1、チャットツールやメール、電話を活用し、従業員同士の交流や勤務状況の把握を強化することが求められます。

まとめ

テレワークが普及するなか、企業にとって勤怠管理は大きな課題となっています。従業員の勤務時間や態度を直接確認できないため、正確な勤怠管理が難しく、給与計算や人事評価に影響が及ぶ可能性があります。また、職種間の違いやコミュニケーション不足も問題となり得ます。これらの課題に対処するため、メールや電話、勤怠管理ツール、自己申告など、状況に応じた柔軟な勤怠管理方法の導入が求められます。さらに、オンラインでのコミュニケーション強化も重要なポイントです。