勤怠管理システムの導入・運用時に起こりがちなトラブルとは？

最新の勤怠管理システムは、IT中心の経営環境や法令遵守の労務管理に対応するなど、さまざまな付帯機能で効率的な会社経営をサポートしてくれます。ただしスムーズな導入を心がけないと、思わぬトラブルに見舞われることにもなります。ここでは、勤怠管理システムの導入・運用時に起きやすいトラブルとその対処法についてまとめました。

勤怠管理システムを導入する際に起こりがちなトラブル

勤怠管理システムを新規導入する際に起こりがちなトラブルを、原因ごとに分類して紹介します。担当者が勤怠管理システムに不慣れな場合は、導入時のサポートが充実したサービスを選択するとよいでしょう。1か月程度のお試し運用が可能な勤怠管理システムもあります。

ソフト面での設定ミス

給与計算などで連携するべきソフトや、管理用のブラウザ、OSとの相性などは導入前にチェックしておくべきです。それらの設定上のチェックを怠ると、管理画面が開けない、データが適切に更新されないなどのトラブルが起こる可能性があります。

ハード面の設定ミス

打刻機器との接続がうまくいかないトラブルもあります。USB接続など有線接続であればドライバの設定やポートの確認、ネットワーク経由の接続であれば安定した通信速度が維持されているかをチェックする必要があります。

打刻機能の不具合・人的ミス

打刻機器の時間設定などに失敗していると、当然ながらトラブルのもとになります。また、ICカードや指紋認証など、操作に不慣れな従業員による人的トラブルも想定されます。事前にオリエンテーションを行うなどして、トラブルを回避しましょう。

勤怠管理システムの運用時に起こりがちなトラブル

勤怠管理システムの導入がうまくいっても、運用中に起こりがちなトラブルもあります。とくに担当者がシステムの操作に不慣れなうちは、トラブルも起こりやすいです。担当者の運用能力に不安がある場合は、サポート体制が整った勤怠管理システムを導入すべきです。

ソフト面の不具合

連携している各ソフト、ブラウザやOSのバージョンが更新された場合などには、うまくページが更新されないなどのトラブルが起こりがちです。サポート面がしっかりしたサービスを選ぶことで、頻度は下げられるでしょう。

ハード面のトラブル

打刻機器の電源プラグが抜けていた、USBケーブルやネットワーク接続が切れているのに気づかなかったなど、アナログなミスによるトラブルも起こりえます。運用側のチェックや機器の配置を工夫するなどで、ある程度対策できます。

従業員による不正

不正な打刻をする従業員がいる場合はトラブルに発展します。個々のモラルの問題ではあるものの、従業員側にとって使いやすくシンプルなシステムにしておくほうが、利用に対する不満も出にくく、隠れて不正をすることも難しくなります。

法令等の改正への対応

法令等が改正された場合に対応できないと大きなトラブルになりがちです。ただし、法改正では告知から適用までに時間の余裕が与えられるので、法令改正に対するサポートや更新サービスのある勤怠管理システムを選んでおけば、普通は問題ありません。

勤怠管理システムのトラブルを防ぐためには？

勤怠管理システムを導入・運用する際には、以下の点に気をつければ、トラブルや現場の混乱は最小限に抑えられるでしょう。

設定・運用がしやすい勤怠管理システムを選ぶ

設定が分かりやすい・既存のブラウザがそのまま使えるなど、操作・運用しやすい勤怠管理システムを選ぶことで、担当者の負担を減らすことができ、結果的にトラブルを抑えられます。

サポート環境の整った勤怠管理システムを選ぶ

トラブルシューティングやサポート体制が充実している勤怠管理システムを選んでおけば、事務方が多少不慣れでも、初期に起こりやすいトラブルを回避できるでしょう。単純に導入・運用のコストだけを比較せず、長期運用を視野に入れたシステムを選ぶと、トータルでのリスクを減らすことができます。

人的トラブルに備えておく

人的トラブル、とくに従業員側の不正打刻などに関しては、単に罰則などを定めるのではなく、導入前にアンケートをとるなど、使いやすさに関してヒアリングしておくことも大切です。使いやすい、透明性のある勤怠管理システムであれば、従業員側も納得するため、不正の確率は下がります。

本当に使いやすい勤怠管理システムとは、運用する事務担当・経営者側も、毎日使う従業員側も、双方が使いやすさや機能に納得がいくようなものである必要があるでしょう。

まとめ

勤怠管理システムの導入時や運用時に起きやすいトラブルとその対処法についてまとめました。最新の勤怠管理システムには数多くの便利な機能が搭載されていますが、導入・運用時にトラブルが少ないことは、勤怠管理システムを選ぶうえで大前提となる大切な要素です。

トラブル時のサポートが充実しているシステムを選ぶこと、運用担当者と事前によく話し合っておくこと、毎日使う従業員側の利便性にも充分配慮しておくことなどがポイントになります。