クラウド型・オンプレミス型の違い！勤怠管理システム導入前に知っておこう

勤怠管理をデジタルで行える、勤怠管理システム。クラウド型・オンプレミス型といった種類があり、企業によりどちらが適しているかは異なります。そもそも、クラウド型、オンプレミス型とはどんな特徴があるのでしょうか。今回は勤怠管理システムの種類とメリット・デメリットに触れていきましょう。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型には、どういった違いがあるのでしょうか。

まず、クラウド型とはインターネット環境があれば導入できるシステムです。自社サーバーは不要で、少人数(目安としては1,000人以下)の企業であれば低価格で利用できます。また、導入までの期間も比較的短く簡単です。

対してオンプレミス型は、自社が所有するサーバーを用いて使用するシステムです。カスタマイズ性に優れており、自社の業務に合わせた専用システムを使うことでさまざまな機能を使うことができます。セキュリティ面も非常に優れており、情報管理を徹底したい企業はオンプレミス型を選択する方がよいでしょう。

オンプレミス型では、新たにシステムを構築する必要があるため、初期費用が高くなります。また、導入までに1か月～半年程度と比較的長い期間を要します。

保守運用費用などのランニングコストもかかるためクラウド型に比べて高くはなりますが、人数に対して課金されるクラウド型とは違い利用人数によって料金が変わることはないので、従業員数の多い大企業であれば一人当たりにかかるコストとしては安くなる場合もあるようです。

クラウド型勤怠管理システムのメリット・デメリット

■ クラウド型勤怠管理システムのメリット

クラウド型のシステムは、自社でのシステム構築や管理が不要なため、導入までに長い期間を要さず、特別な管理も必要ありません。すぐに導入したい場合はクラウド型がよいでしょう。初期費用や運営費用も抑えられるため、予算が少ない場合でも比較的導入しやすいでしょう。

法改正があった場合には機能の追加などアップデートが必要となりますが、製造元が無償でアップデートを行ってくれるため、柔軟な対応が可能です。社内にシステムなどに詳しい社員がいなくても導入できる点もメリットといえるでしょう。

■ クラウド型勤怠管理システムのデメリット

クラウド型ではインターネット回線を利用するため、どうしてもセキュリティ面に不安が残ります。とくに、個人情報などを取り扱う企業などでは入念な対策が必要となるでしょう。

また、自社用にシステムを構築しない分、カスタマイズ性はオンプレミス型には劣ります。細かい設定や欲しい機能が使えないこともあるでしょう。料金は、利用人数によって異なります。そのため、従業員数が非常に多い大企業ではその分利用料金が高くなってしまいます。

オンプレミス型勤怠管理システムのメリット・デメリット

■ オンプレミス型勤怠管理システムのメリット

オンプレミス型では、自社のサーバーにシステムを構築するようです。そのため、アクセス元を社内に限定でき、抜群のセキュリティ性を誇ります。人事管理の情報を外部(インターネット上)に持ち出したくない場合にはオンプレミス型が適しています。

また、独自のシステムを利用するため、非常にカスタマイズ性が高いといえるでしょう。自社に合わせたさまざまな機能を追加でき、業務の効率化を図ることが可能です。既存のシステムやアプリケーションと組み合わせて利用することもできるため、従来の機能をさらにグレードアップさせるといった使い方ができるようになります。

クラウド型とは異なり、利用人数によって料金が上がるわけではありません。従業員数が多い企業であれば、従業員一人当たりのコストを下げることができるため、人数によっては料金面をメリットととらえることができる場合もあるといえます。

■ オンプレミス型勤怠管理システムのデメリット

一方で、オンプレミス型のシステムを社内サーバーに構築するのには、時間もコストもかかるといったデメリットがあります。導入時の初期費用、そして運用のランニングコストも安くはなく、最低でも数百万円はかかるようです。

また、専門知識を持った社員が社内にいなければ利用は難しいでしょう。システムの構築だけでなく、運用や法改正時のアップデート、機能の追加も自社で対応する必要があるため、小規模の企業で利用するにはやや難があるといえます。

クラウド型、オンプレミス型にはそれぞれの特徴があり、メリット・デメリットも裏腹になっています。どちらを導入するかを検討する際に重要視したいのは、「従業員数(会社の規模)」「社内に専門知識を持った人がいるか」「セキュリティをどこまで重要とするか」「予算」「導入までの期間」です。それぞれを自社のニーズとよくすり合わせて、最適な勤怠管理システムを導入しましょう。