残業抑制を目指すなら必見！勤怠管理システム利用が残業時間の削減につながる？

企業の人事担当者や労務担当者で自社の残業時間を減らしたい、残業時間削減に取り組んでいるがなかなか効果がでないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。残業時間を減らす方法のひとつに勤怠管理システムの導入があります。ここでは、勤怠管理システムの導入が残業時間の削減につながる理由と、上手な利用方法について紹介します。

残業がなかなか減らない理由

長時間残業の慢性化は従業員のメンタルヘルスに悪影響を与える、生産性が下がる、離職率が高くなる、その結果採用コストや教育コストが上がるなど、組織にさまざまな悪影響を与えます。

残業時間の上限を制限する法改正も進み、残業時間削減に取り組む企業も増えています。ただ、同時になかなか残業時間の削減が実現できずに悩んでいるという企業が多いのも事実です。

残業時間を減らすことのできない原因はいくつかあります。一つ目に挙げられるのは、そもそも管理者や従業員自身が、どれだけ残業が発生しているか把握していないケースです。

残業が常態化している職場では定時の概念もなく、意識することなく残業をしています。タイムカードや勤怠届出書をエクセルで集計していて、管理者も勤怠の締め日になるまで従業員全体の勤務状況を把握できない会社でよく見られます。

次に挙げるのは、定時後になかなか帰宅せずダラダラ在社し続けるケースです。定時が過ぎたあともフリースペースや喫煙所で過ごしたり、制服をゆっくり着替えたりすることが習慣になっている従業員の多い会社もあります。

定時後にしっかり仕事をするものの、残業を前提としているため逆に日中は集中して業務に取り組んでいないケースも類似の内容といえます。

最後に挙げるのは、過度な残業をしている従業員に上司が気づいていないケースで、上司が外出していることが多く部下と顔を合わせる機会の少ない会社でよく起こります。このタイプの職場では、従業員に遅刻や早退、欠勤など勤怠に影響するような症状が出て初めて管理者は残業の実態に気づきます。

残業時間を減らすためにはまず現状を把握することが大切ですが、いずれのケースも実態をきちんと把握できていないことに問題があるといえます。

勤怠管理システムは残業抑制に効果的！

勤怠管理システムは残業時間をリアルタイムで可視化できます。システムにログインすれば勤務時間実績が自動で表示されるため、今月何時間残業しているか日次で確認できます。

残業時間を日々把握することは、残業削減意識の醸成に効果的です。レコーディングダイエットは「毎日の食事内容を記録するだけ」というダイエットですが、人は現状や実態を把握することで改善の意識を持つことができます。

勤怠システムを使い、残業を行う場合に残業のウェブ申請を行うことはダラダラ残業の抑止につながります。残業する場合は、残業時間に行う業務内容と時間を事前に申請させ、上司が残業可否を判断します。

事前に残業する時間を明確にすること、行う内容を明確にしておくことで無駄な残業を減らすことができます。残業を許可制にすることで、残業前提ではなく定時内に仕事を終わらせる意識を高めることもできます。

勤怠管理システムは、一定の残業時間を超えた従業員とその上司に対して、メールでアラートを配信できます。上司が残業の多い社員にすぐ気づくことができるので、アラートがきたタイミングですぐに業務の割り振りの見直しなどに着手できます。

本人もアラートがくることで残業の状況を認識でき「残業して当たり前」の環境から脱するきっかけとできます。

うまく残業削減につなげるためにできる勤怠管理システム利用法

勤怠管理システムのメリットは、リアルタイムで従業員全員の残業状況を可視化できることです。

タイムカードやエクセルを使った勤怠管理をしている会社では、締め日になってはじめて「この人は今月残業が多かった」と気づくケースがほとんどですが、勤怠管理システムでは日次で勤務状況や残業時間が集計されるため、上司は誰の残業時間が多いのかタイムリーに把握できます。

特定の社員に負荷がかかっている状況を素早く察知できることで、対策が講じやすくなります。

残業を減らす取り組みとして「ノー残業デー」を導入する会社も多いですが、「本当に帰宅したかまで管理していない」「急ぎの案件があるといわれると残業を許可せざるを得ない」「ノー残業デーのぶん他の日の残業が増えている」など、取り組みが残業削減につながっていないケースもあります。

勤怠管理システムでは勤怠の全体像を把握できるので、制度がうまく機能しているかチェックできます。制度がきちんと機能していないことがわかった場合は、チューニングを行うといった改善の取り組みも行いやすくなります。

勤怠管理システムは「誰が、いつ、どのような業務で、どのくらい残業をしているのか」をタイムリーに把握できる、規定の残業時間を超えると自動でアラートメールを送ることができる、残業申請をウェブ上で行うことができるなど、残業削減につながる機能を多数備えています。

残業削減に取り組みたいと考えている企業で、現状タイムカードやエクセルの勤怠管理を行っている企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。