勤怠管理システムのカスタマイズ性について

近年、働き方改革や感染症の影響で通勤一筋だった日本の働き方が激変しました。しかしその一方で仕事をしっかりしているのか把握しにくくなり、給料計算や残業時間の算出が難しくなったのも事実です。というわけで今回はそのような悩みを解消する勤怠管理システムについて解説します。

カスタマイズができる勤怠管理システムとは

勤怠管理システムを導入している企業は多いと思いますが、カスタマイズできるとどのような利点があるのでしょうか。ここから解説します。

まず勤怠管理システムとは

カスタマイズについてお話しする前に勤怠管理システムがどのようなものか解説します。勤怠管理システムとは社内の労働状況を管理するシステムのことです。テレワークが増えたことによって、社員の誰がどこで仕事をどの程度しているのか、把握できなくなり企業に導入されることが多くなりました。勤怠管理システムでは、出勤・退勤の集計作業や有給休暇、残業などの割り増し賃金の計算を自動で行うことができ、社員の負担軽減と、給料計算作業の効率向上が期待できます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットは以下の通りです。

・不正防止
・集計作業の効率化

順番に解説します。

不正防止

まず一つ目は不正防止です。手入力や紙媒体で勤怠管理をしている場合、残業の割り増しや無断欠勤・無断早退などの不正が可能になります。しかし勤怠管理システムを利用すれば、残業の割り増しや無断欠勤などを行うことができないため、不正防止につながります。修正履歴がでるシステムもあるため「後でちょっと残業代をプラスしておこう」なんて事態も防ぐことが可能です。

集計作業の効率化

勤怠管理システムを導入していないと、人事の方が残業時間を整理し、給料を算出する必要があります。社員の数が多いほどその負担が大きくなります。しかし勤怠管理システムがあれば、残業時間は自動集計であるため、チェック作業や集計作業が必要ありません。また残業時間だけでなく代休や有給の管理もできるため給料計算のミスも防げます。

カスタマイズができる勤怠管理システムとは

勤怠管理システムには大きく分けて、パッケージ通りの機能を使用する「パッケージ型」と、機能を追加して利用する「カスタマイズ型」の2種類があります。

カスタマイズ型はパッケージ型とは違い、自社に合わせて機能を追加・削除できる勤怠管理システムになっています。自社の就業規則や業務形態に合わせてカスタマイズすることにより、使い勝手のよい理想的なシステムが実現できます。

カスタマイズが必要なケースとはどんな場面か

ここからはカスタマイズが必要なケースを紹介します。パッケージ版かカスタマイズ型かを検討する材料にしてください。

出勤時間がフレキシブルなケース

出勤時間が社員全員9:00からと決まっていればパッケージ版で問題ありません。しかし今日は9:00～18:00で働いて、明日は10:00～19:00まで働くようなフレキシブル制の勤務形態を採用している場合は、カスタマイズ型を利用するとよいでしょう。自主出勤時間を自由に操作・変更できるような機能をつければ、簡単に勤務時間を管理できます。

有休やオリジナル休暇制度を使用したい

パッケージ版では簡単な出勤管理ができても、有給休暇やオリジナル休暇制度には対応していない場合が多いです。そのため有給休暇やオリジナル休暇制度も勤怠管理システムで管理したい場合にはカスタマイズ型を利用するとよいでしょう。会社ごとに自由に休暇制度を追加できるため、給料計算や有休消化の有無のチェック時間を短縮できます。

カスタマイズ性が高いシステムのメリット・デメリット

カスタマイズ性が高いとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。ここで解説します。

メリット

カスタマイズ性が高いことのメリットは「どんな企業でもマッチする」「必要なシステムのみを採用」の2点です。それぞれ解説します。

・どんな企業でもマッチする

カスタマイズできる勤怠管理システムはどのような勤務形態にも対応できるため、どんな企業でも使用できます。また先ほども紹介しましたが、有給休暇や休暇制度も好きなように設定できるためカスタマイズできる勤怠管理システムは会社を選びません。

・必要なシステムのみを採用

パッケージ版の勤怠管理システムは必要なシステムが搭載されていますが、必要のないシステムが入っていることもあります。そのような場合、使わないシステムの影響で勤怠管理システム自体が使いにくくなることも考えられます。一方でカスタマイズできる勤怠管理システムを使えば、必要のないシステムは排除し、必要なものだけを取り入れられるため、使い勝手がよい勤怠管理システムが手に入ります。

デメリット

デメリットはコストが高くなることです。会社ごとにシステムを構築する必要があるため、開発してあるものを設置するだけのパッケージ版よりはコストがかかってしまいます。

まとめ

今回はカスタマイズできる勤怠管理システムとはどのようなものかを解説し、カスタマイズが必要なケースやカスタマイズのメリット・デメリットも紹介しました。カスタマイズできる勤怠管理システムは、自社の思い通りの設定が可能で、働き方がフレキシブルな現代にぴったりな勤怠管理システムです。今使用している勤怠管理システムが使いにくかったり、まだ勤怠管理システムを導入していなかったりする企業はぜひ、カスタマイズできる勤怠管理システムの導入を検討してみてください。