勤怠管理システムにおける「有料版」と「無料版」の違いとは？

テレワークや直行直帰など、新しい働き方が普及するなか、勤怠管理システムの重要度は増しています。システムの導入を検討するときに気になるのが、有料版と無料版では、何がどう違うのだろうという点です。そこでこの記事では、勤怠管理システムが有料版と無料版でどう違うのか、そして、どちらを導入するべきなのかを解説します。

有料版の勤怠管理システムの特徴

まずは、有料版の勤怠管理システムの特徴を解説します。需要の増加に合わせてさまざまなサービスが登場しているため、細かな内容はそれぞれ異なりますが、ここで紹介する特徴は多くの場合、共通しています。

データの長期保存・保存データの保証

従業員の勤怠データは、企業の経営において非常に重要なデータです。経営やマネジメントをするうえでは、長期的にデータを保存して分析していくことになります。有料版の勤怠管理システムでは、勤怠データを長期間保存できます。また、データが破損したり、消去してしまったりした場合でも、バックアップやデータ修復などの保証を受けることができます。

ハイレベルなセキュリティ対策

勤怠データは企業において重要な情報のため、セキュリティには充分に気を付ける必要があります。現在、こうしたシステムを利用するとき、記録したデータはサービスを提供する企業が管理しているクラウド上に保存されます。企業の外部にデータを置くことになるため、常に情報漏洩などのセキュリティリスクがつきまといます。

有料版の勤怠管理システムでは、データの暗号化などの標準規格に沿ったハイレベルなセキュリティ対策を行っています。セキュリティの充実度は、多くの有料版システムが強みとしてアピールするポイントです。

充実したサポート体制

有料版の勤怠管理システムでは、充実したサポートを提供していることが多いです。導入から運用までのサポートのほか、システムの使い方のレクチャー、トラブル発生時の対応など、サポート体制の充実度は有料版システムのメリットとなります。

無料版の勤怠管理システムの特徴

続いて、無料版の勤怠管理システムの特徴を解説します。無料版システムは多くの場合、操作画面やホームページなどに広告を表示することで、サービスを無料提供しています。

始業・就業管理がメイン

無料版のシステムでは、システム内で可能な操作が限定的で、基本的には、従業員の始業・就業についてのデータを記録することが主な機能となります。また、一度に管理できる人数や、操作するために登録できるユーザー数が限られています。効率的なマネジメントや大規模な管理が必要ないのであれば、無料版のシステムで事足りるでしょう。

データの長期保存ができない

無料版のシステムでは、記録した勤怠データの保存期間が有料版と比べて短いという特徴があります。多くの場合、保証されるデータの保存期間は1年程度です。しかし、勤怠管理データは5年間保管することが企業に義務付けられているため、保存期間が過ぎないうちに、別途、保存する必要が発生します。

サポート体制にはばらつきがある

有料版システムの魅力はサポート体制の充実でしたが、無料版だと、サービスによってサポート体制の充実度にはばらつきがあります。多くの場合、導入から運用まで、マニュアルを読みながら自力で行うことになります。また、トラブル発生時は、ヘルプページなどを参照しながら対応することになります。現在はbotによるチャットで対応するサービスもありますが、サポート体制の充実度は、あまり望めません。

結局、有料版と無料版どちらを導入するのがおすすめ？

ここまで、勤怠管理システムについて、有料版・無料版それぞれの特徴を解説しました。では、結局のところ、どちらを導入するべきなのでしょうか。

小規模な現場でコストをかけずに導入するなら無料版

比較的小規模な現場で、長期間データを保存したり、高度なマネジメントをする必要がなかったりするのであれば、無料版のシステムで充分な場合が多いでしょう。そうした現場では、有料版の機能をもてあますことになるうえ、なによりコストをかけないで勤怠管理ができることが、非常に大きなメリットとなります。また、無料版システムは、導入から運用、トラブル対応までを自力で行うことになるため、ITなどについて、ある程度の知識をもつ人員がいると心強いです。

長期的なデータ管理や利便性を求めるなら有料版

長期的にデータを保管して、マネジメントや経営に活かしたい、あるいはデータをまとめて保存しておきたいのであれば、有料版のシステムを導入しましょう。長期的に運用したい、大規模な現場で使いたいなどの場合は、データ保証や充実したサポート体制、頑丈なセキュリティによって、安心して運用できる有料版システムがおすすめです。有料版システムは、豊富な機能があり利便性が高いため、担当者の負担を減らすことにもつながります。

まとめ

この記事では、いま需要が高まる勤怠管理システムについて、有料版と無料版の違いを解説しました。有料版のシステムには、データの長期保存が可能で、保証やセキュリティ対策、サポート体制が充実しているという特徴があります。対して無料版では、コストをかけずに導入できる反面、使える機能やデータの保存期間に制限があり、トラブル発生時には自力で対応することになります。有料版と無料版、どちらを選ぶかは、現場の状況を把握して導入目的を明確にしてから検討しましょう。