Excelで勤怠管理するメリット・デメリット！より正確な管理をするには？

多様な働き方が求められる現代、これまで手書きで勤怠管理を行ってきた企業は限界を感じているのではないでしょうか。この記事では、使い慣れたExcelを使って勤怠管理を行う方法や、メリット・デメリットについて解説します。勤怠管理業務について課題を抱えているという場合はぜひ参考にしてみてください。

Excelの勤怠管理でできること

勤怠管理とは、従業員の勤務時間を企業側が正確に把握し、管理することです。厚生労働省が公表したガイドラインによると、従業員の始業時間と就業時間の把握・記録が義務付けられています。その記録は3年間の保存が必要で、勤怠管理を怠ると行政処分や罰金刑の対象にもなります。

その記録方法も定められており、従業員が自分で記録するか、タイムカードやパソコンで客観的に時間を記録しなくてはいけません。昔からなじみのある紙製のタイムカードでも違反にはなりませんが、締め日に一枚一枚を手書きで書き写す必要がありますよね。従業員の人数が多いと、書き写すだけでも相当の時間がかかります。

低いハードルで、もっと効率よく勤怠管理ができる方法が、表計算ソフト「Excel」です。Excelでは基本的事項である出勤、休憩、退勤が記録できます。一日の勤務時間や残業時間の記録もでき、総労働時間の把握も簡単にできるでしょう。

労働時間の調整にも役立ちます。月ごとの労働時間が計算でき、データを給与計算にも利用できるので、業務効率が格段に向上するに違いありません。自作もできますし、無料のテンプレートもインターネット上で多数配布されています。いくつか試しに使用し、使いやすいように適宜カスタマイズするのもおすすめです。

Excelで勤怠管理するメリット

Excelで勤怠管理をおこなうメリットは、主に以下の3点です。

初期費用、運用コストがかからない

Excelで勤怠管理をする最大のメリットは、やはり「無料」という点です。勤怠管理システムを新たに導入すると、初期費用が数万円～、月額利用料が数千円程度かかります。Excelのソフトの導入にも費用がかかりますが、すでにダウンロード済みの場合は完全無料になるのでコスト削減の効果は大きいといえるでしょう。

テンプレートを利用することで、作成の手間を省ける

一から自作することももちろん可能ですが、すでに作成されたものを入手する方法もおすすめです。インターネット上でもたくさんのテンプレートが配布されており、無料でダウンロードできます。自社の勤務体系に合わせて手を加えていけば、独自の勤怠管理表に進化させることも可能でしょう。

勤怠管理担当者の業務量を削減できる

タイムカードの内容をExcelに入力するだけなので手間がかかりません。勤怠管理を社内の人間で共有することもできます。情報流出のおそれも少なく、データの保存にも場所を取りません。

Excelで勤怠管理するデメリット

ほぼコストがかからず作成の手間もないExcelによる勤怠管理ですが、少なからずデメリットも存在します。

計算式の破損でエラーを起こす可能性がある

知らないうちに計算式を壊してしまっていると、どこから間違ってしまったのか調査し、修正しなくてはいけません。

法改正への対応に追われる

働き方改革関連法は、今後も改正されることが予想されます。その度に計算式を変更する必要がある上、法改正に対応できていないと行政処分や刑罰の対象にもなってしまう可能性があります。

手入力での勤怠管理は時間を要する

一人ひとりの勤怠を手入力し、そのあとはミスがないか確認作業を行わなければなりません。従業員の人数にもよりますが、かなりの労力が必要になります。

給与計算ソフトなどとの連携がスムーズに取れないことがある

多くの作業を手入力で対応しなくてはならず、効率的ではありません。

情報セキュリティ面での不安

外部からの自社サーバーへの不正アクセスや、自社からの情報漏洩にも備える必要があります。

紙での勤怠管理と比較すると、Excelを利用した方が断然、効率的です。しかしデメリットにも目を向け、問題点にどう対処するかを考慮してみましょう。

勤怠管理システムを導入すれば、正確に勤怠管理できる

Excelでの勤怠管理に不安を感じたなら、有料の勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょう。いくらExcelが自動的に計算してくれるとはいえ、入力にミスがあれば元も子もありません。

クラウド上で管理できる勤怠管理システムなら、外出先でも勤怠の入力ができ、さまざまな勤務体系にも柔軟に対応できます。

正確な勤怠管理は、従業員の満足度を上げ、健康を守ります。それはやがて企業の業績アップにもつながるでしょう。初期費用や月額利用料はかかるものの、それ以上に得るものがありますよ。

使い慣れたExcelでも、無料で勤怠管理ができることが分かりました。手書きでの勤怠管理にくらべると、Excelの自動計算は効率アップになるでしょう。しかしさまざまなデメリットも懸念されます。そこでおすすめなのが勤怠管理システムの導入です。多少のコストはかかりますが、それ相応の効果が得られるでしょう。