知らないと損！費用を抑えて勤怠管理システムを導入するコツ

近年、紙やExcelでの勤怠管理から、勤怠管理システムへ移行する企業が増えています。勤怠管理システムを使えば、情報を自動集計し、WEB上で管理・確認できるようになるため、業務の効率化を図ることが可能です。この記事では、勤怠管理システムを導入するメリットについて詳しく解説し、導入する際のコツや注意点を紹介します。

勤怠管理システム導入のメリット

勤務管理システムを導入するメリットは、主に5つあります。ひとつずつ確認していきましょう。

メリット1. 労務管理の法令順守の徹底

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠情報を日々、自動集計してくれるため、いつでも各従業員の勤務状況を確認することができます。働き方改革の必要性が叫ばれている中、これを把握できるようになるのは、大きなメリットといえるでしょう。定められた残業時間を超過しそうな従業員がいないか、定期的にチェックすることで、法令順守の徹底につながります。

メリット2. 不正防止

勤務状況をシステム上で正確に管理するので、勤務時間をごまかすことができなくなります。残業時間を実際より多く申告する、早退や欠勤がなかったことにするなどといった不正の可能性を減らすことが可能です。

メリット3. 人事担当者の集計・計算作業の効率化

勤怠管理システムは、勤務時間や残業時間の自動集計だけでなく、代休・有給休暇の取得状況や残日数も自動管理してくれます。万一誤記入があっても発見や修正がしやすく、手作業で集計・管理していたころに比べ大幅に作業効率がよくなるでしょう。

さらに、勤怠管理システムと連携できる給与計算ソフトを使用することで、簡単に給与計算まで完了させることが可能になります。

メリット4.申請・承認作業の簡略化

申請・承認作業をシステム上で完結させるため、社外にいるときも対応できるようになります。「承認印を押すためだけに出社しなければいけない」「承認印をもらうために上司の帰社を待たなくてはいけない」といったストレスから解放され、スムーズに作業を進めることが可能です。

メリット5. 人事と管理職の負担軽減

従来のタイムカードでの勤怠管理の場合、人事が手作業で集計し、その結果を都度、各部署の管理職へ報告する必要がありました。しかし、システム上で勤怠管理ができれば、管理職が自分のパソコンから各従業員の残業時間などを確認できるようになります。人事と管理職の無駄なやり取りが減り、負担軽減につながるといえるでしょう。

費用を抑えて勤怠管理システムを導入するコツ

勤怠管理システムを導入することは、企業にたくさんのメリットをもたらしてくれるということがお分かりいただけたのではないでしょうか。

しかし、「システム導入に莫大な費用はかけられない」「なるべく導入費用や利用料金を安く済ませたい」と感じている方も多いでしょう。そこで、ここからは費用を抑えて勤怠管理システムを導入するコツを説明していきます。

クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ

導入コストを抑えるコツは、初期費用や月額利用料金の安いクラウド型勤怠管理システムを選ぶことです。クラウド型勤怠管理システムは、利用人数ごとに料金設定されているサービスが多いため、とくに従業員数の少ない中小企業に向いているといえるでしょう。

大企業や従業員数の変動が激しい企業であれば、固定料金のサービス、または利用できる機能によって料金が変わるサービスがおすすめです。

既存システムと連携できるものを選ぶ

すでに使用している給与計算や労務管理のシステムと連携できるものを選ぶことで、作業の効率化を図ることができます。工数削減は人件費を減らすことにつながり、結果的に社内全体のコストカットが可能になるでしょう。

最低利用期間や最低利用人数を確認する

勤務管理システムは、最低利用期間や最低利用人数が決められています。システムの中には、最低利用期間が1日のものから、1年のものもあります。同じく、最低利用人数も1人から数十人までと多種多様です。

従業員が最低利用人数に達していない場合でも、サービスを利用することは可能ですが、最低利用人数分の料金を支払う必要があります。その場合、1人当たりのコストが割高になってしまうので、契約時にしっかり確認しておきましょう。

また、従業員数の変動が激しい企業であれば、最低契約期間の短い勤怠管理システムを選び、無駄なコストが発生しないよう対策しておくことをおすすめします。

安く勤怠管理システムを導入する際の注意点

なるべく安くシステム導入したいという気持ちは分かりますが、安いだけで必要な機能が備わっていない勤怠管理システムでは、コスト削減にはつながりません。勤怠管理システムの導入を検討するときは、安さだけではなく費用対効果で選ぶということを頭に入れておいてください。

既存システムと連携できるものなど、自社にあったシステムを導入することで、効果的なコストカットが可能になります。そのためにも、多くの情報を集め、複数の勤怠管理システムを比較してみることが大切です。

今回は、勤怠管理システム導入のメリットと、なるべく安く導入するコツや注意点について解説しました。勤怠管理システムと一口にいっても、機能やサービス内容はさまざまで、いかに自社に合うシステムを選べるかが、コストカットのカギとなります。勤怠管理システムの導入を検討中の担当者の方はぜひ本記事を参考に、会社にとってベストな勤怠管理システムを選択してください。