勤怠管理システムのメリットとは？クラウドサービスでできること

近年、ペーパーレスが重要視され、出退勤の打刻においてもWeb上で完結できる勤怠管理システムが普及しています。中でもクラウドサービスを導入する企業が増えてきているのです。一方で、実際勤怠管理システムが具体的にどうよいのかわからず、導入に踏み込めない企業もあるでしょう。そこで今回は勤怠システムの具体的なメリットをまとめました。

従来のタイムカードとの違い

勤怠管理システムを導入する前、従来のタイムカードは紙媒体でタイムレコーダーに入れて出勤・退勤時間を打刻するのが一般的でした。しかし、勤怠管理システムの普及によって、あらゆる管理がWEB上で管理できるようになっています。ここからは従来のタイムカードと勤怠管理システムの違いをご紹介します。

■従来とここが違う！勤怠管理のコスト削減できる勤怠管理システム

勤怠管理を見直したい。管理するタスクがあって作業効率が落ちてしまう。そんな悩みを持っている企業は多いです。そんな中、近年注目されている勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理のコストを大幅に削減できます。Web上で管理できるため毎回レコーダーを確認する必要がなく、集計や保管もすべてパソコンやスマホで管理できます。システムを大きく分けると、自社システムを利用する場合は、サーバとソフトウェアを購入して運用するパッケージ型。月額などで契約して利用するクラウド型の2種類あります。これまでは自社開発したシステムが多かったですが、現在では利便性が高く安価に利用できるクラウド型が主流になっているのです。

■ペーパーレスでいつでもどこでも勤怠確認ができる

タイムレコーダーに直接カードを入れないと打刻できないのが欠点だった従来のタイムカード。毎回出社しないと打刻できないのは不便ですよね。その欠点を克服して、リアルタイムかつ正確な打刻をオンラインで行えるようにしたのがWeb版のタイムカードです。端末で管理できるからこそ、いつでもどこでも打刻が行えるのは、従来の紙媒体のタイムカードとの違いは大きいです。

クラウドサービスを利用するメリットとは

Web版のタイムカードは確かに便利なイメージがありますが、具体的に導入するメリットを把握しないと実際に導入するべきかどうかわかりません。とくにクラウド型は近年主流になっているので、メリットを確認しておきましょう。

■勤怠状況を確認するのに月末まで待つ必要がない

従来のタイムカードでは勤怠を確認するためには、月末にならないと状況が把握できませんでした。また、残業時間や有給・代休といった状況も把握しにくかったため、管理が難しかったですね。しかし、勤怠管理システム導入後は、勤務状況だけでなく有給といった各種申請状況もリアルタイムで確認できます。これによって申告漏れや把握漏れを防ぐことができるのです。

■打刻漏れの心配なし！正確な勤怠を実現できる

タイムカードは自分でタイムレコーダーに入れないといけないため、打刻漏れや不正の可能性が拭えません。どんなに工夫したとしても従業員本人が気をつけないと、未然に防ぐことは難しいのです。しかし、Web版のタイムカードではシステム上で管理可能になるため、遅刻や早退の無申告、残業時間の水増しなどの不正の心配もなく、正確に打刻管理を行えるようになります。たとえば、パソコンのログオン・ログオフで打刻を取得することも可能で、打刻もれや改ざんの心配もありません。

■ICカード端末との連携で簡単に出退勤できる

さらに、Web版のタイムカードにはICカードを端末にかざすだけで簡単に出退勤の記録ができるものもあるのです。駅の改札のように手間なくできるため、出退勤にストレスを感じることもありません。このように勤怠管理とICカードを連携させて利便性を高めることもできますよ。

■労働時間・休暇情報がわかるから、従業員の健康リスクが把握できる

勤怠管理は従業員の健康管理にもつながります。従業員個人の労働時間や有給取得といった休暇状況の把握もリアルタイムで行えるため、誰がどのくらい稼働しているのかを細かく知ることが可能です。従業員の働きすぎを防止するためにも、Web版のタイムカードは有効活用できます。従業員・企業ともに不正を防止して健康管理もできるとなると、働き方が変わるところも出てくるでしょう。

誤操作やセキュリティ面には要注意

メリットが多いように感じるWeb版のタイムカード。セキュリティに関しては細心の注意を払う必要があるのです。システム上で管理できるということは、システムに入り込まれたら改ざんできたり、誤操作によってうまく活用できなかったりする場合だってあるのです。

■慣れないと誤操作の可能性があるため工夫が必要

従来の紙のタイムカードではレコーダーに入れるだけで打刻が完了しますが、Web版のタイムカードは端末の操作が必要になります。急に紙媒体から端末での打刻に変わり、操作に慣れないという従業員も少なからず出てくるでしょう。誤った操作をした場合の修正方法を前もって考えておくことで、打刻トラブルに対処できるようにすることが重要です。

■個人情報の漏洩を防ぐためのセキュリティ対策必須

Web版のタイムカードを利用する際は、不正打刻や不正アクセスを防ぐセキュリティ対策が必須です。インターネット上で管理できるからこその危険性も潜んでいます。勤怠管理情報は、打刻のみならず個人情報もたくさん含まれているため、流出しないようにセキュリティ面をケアしておくことが非常に重要になります。

みなさん、今回は勤怠管理システムのクラウドサービスを中心にご紹介しました。紙媒体でなくなり利便性が高くなる一方で、不正アクセス対策といったセキュリティ面をしっかり考えておく必要がありますね。ただ、セキュリティ対策や誤操作対策をすることで、今までよりもストレスなく、効率的な勤怠管理を叶えることができるでしょう。ぜひ、このページを参考にして、クラウド型の勤怠管理システムを検討してみてはいかがでしょうか？