有休の付与基準は？出勤率の低い社員にも有給休暇を付与すべき？

働き方改革が進む近年、有給休暇は必ず取るものとされています。ただし誰でも取得できるものではなく条件を満たす必要があるのです。この記事では取得にかかる条件、条件を満たしているかどうかの判断基準、どのように付与できるかを解説します。会社の勤怠管理を担当している方にはぜひ理解しておいてほしい内容です。

有給休暇の付与条件とは

労働者なら誰でも有給休暇を取得できると思われがちですが、実は間違いです。いくつかの付与条件を以下で紹介します。

正社員だけではない

正社員が取得できるイメージが強いですが、契約社員やパート、アルバイトといったフルタイム労働でない方も対象となります。しかし所定労働時間が週30時間より少なく、所定労働日数が4日以下であれば労働日数に応じて付与される日数が減らされるのです。

出勤率8割以上

正式に雇用が始まった翌日から取得できるわけではありません。6か月間継続して勤務しており、かつ出勤率が8割以上でなければ取得できません。週5日以上の勤務の場合、雇用から6か月後にはじめて10日間の有給休暇が付与されるのです。

有効期限がある

付与された休暇を年度内に消化できなかった場合は翌年度に繰り越せます。ただし有効期限は2年間で、2年を過ぎてしまえばせっかくためていた日数が無効となってしまいます。

取得しないのは問題

2019年4月より、労働基準法の改正にて有給休暇の取得が義務づけられました。年度内に10日間の休暇付与がされる労働者を対象とし、年に5日は休暇を取得することとされたのです。労働者にはもちろん、役職を持つ方や有期雇用労働者も含まれます。

有給休暇と出勤率の関係

出勤率とは、労働日のうち実際に出勤している割合をいいます。出勤率が8割を超えた従業員には必ず休暇を付与することになっているのです。欠勤の多い従業員に関してはとくに出勤率の算出が判断材料となってきます。

ここで知っておきたいのが、実際に労働しなかった日でも出勤したとみなされるときです。反対に労働日としてカウントされないときもあるので以下で紹介します。

出勤したとみなされるとき

遅刻または早退した日、有給休暇を消化した日、業務中の負傷や病気による休み、産前産後の休み、育児休暇、介護休暇は出勤したとみなされます。出勤率は日単位で算出するため、時間単位での算出は行いません。そのため、遅刻または早退した日は、意外にも出勤日にカウントされるのです。

労働日としてカウントされないとき

労働日とは労働契約により労働義務の課される日を意味します。休職期間、休日出勤した日、従業員が責任を取るべき事態を起こし休んだ日、ストライキや争議行為など正当な行為により休んだ日、公民権の行使による休み、天災など人力ではどうにもならない休みに関しては、労働義務は課されていません。

年次有給休暇はどうやって付与する？

有給休暇はどのように付与できるのでしょうか。

時間単位で付与する

休暇の付与は1日単位でなく、時間単位での付与も可能です。しかし会社の就業規則に記載されているかどうか、労使協定の締結がされているかどうかの確認が必要です。されていなければ時間単位での付与はできません。

年に5日を限度とし、労働者の申請のもと付与できます。会社から時間単位にしろとの命令はできません。また前年度の繰り越しがあった場合でも、時間単位の取得が5日以上に増えるわけではなく、年に5日が限度となることを覚えておきましょう。

計画的に付与する

会社側から従業員に休暇を割り振ることができます。ただし労使協定を締結している必要があります。計画的な付与は休暇すべてに認められるわけではなく、付与した休暇から5日を引いた日数への適用が認められるのです。計画的な付与は会社側のメリットとして、会社全体の有給休暇取得率をアップさせることができます。

勤怠管理システムで従業員の休みもしっかり管理！

近年テレワークの普及が進み、勤怠管理の難しさを課題として挙げる会社も多いのではないでしょうか。従業員の出勤・退勤状況を目で確認できず、紙媒体でやり取りを行おうとしても、いくらでも書き換えることができてしまうため、正確性のなさが問題となります。テレワーク時の勤怠管理は管理者だけでなく、報告する従業員にとっても手間のかかるものです。

しかし、勤怠管理システムを導入することで、前述した問題がすべて解消されます。従業員は出勤・退勤時にボタンを押すだけ。ボタン一つで分単位での報告が可能なうえ、管理者も簡単に確認できます。

書き換えられるリスクも減少し、導入するシステムによっては従業員の居場所を確認することもできます。より正確性の高い勤怠管理が可能です。勤怠管理が正確であれば、有給休暇の付与も正確に行えるでしょう。

誰がいつ休暇を取得したか、あと何日休暇を取得できるかなどを一目で確認できるようになります。急なテレワークの増加で勤怠管理に困っている場合は、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。

まとめ

労働基準法で義務付けられているように、有給休暇の取得は従業員にとって大切な権利なのです。会社は従業員の権利行使の妨げとならないよう、適切に管理を行う必要があります。従業員の多い会社での勤怠管理はかなりの負担となるためシステムの導入などを検討し、正確かつ効率のよい管理体制を整えたいものですね。