勤怠管理システムの選定ポイントとは？３つの視点で解説！

勤怠管理システムを導入する際、適切な選定が成功の鍵となります。勤怠管理システムの導入にあたっては、1つの視点に囚われないことが大切です。本記事では、従業員、管理者、人事・経理担当者の視点から、それぞれの選定のポイントを探ります。勤怠管理システムの導入を検討されている方は、ぜひ最後までご一読ください。

従業員視点！勤怠管理システムの選定ポイント

従業員の視点から見た勤怠管理システムの選定ポイントは、利便性と柔軟性が重要です。

現代の勤務形態は多様化しており、フレックスタイム制や在宅勤務制度などが普及しています。従業員が自分の生活スタイルに合わせて働けるよう、システムがこれらの形態に柔軟に対応できることが求められます。

また、法令遵守も不可欠です。労働基準法などの法令に準拠しているかどうかを確認することが重要です。とくに、最新の法改正にも迅速に対応できるシステムであることが望まれます。さらに、多文化環境下で働く場合、外国人労働者にもわかりやすいシステムであることが重要です。

外国語に対応しており、使いやすいインターフェースが提供されているかどうかも確認すべきです。そして、打刻や申請漏れへの対策も重要です。忙しい業務のなかで、打刻や申請を忘れてしまう場合があるため、後から補正できる機能があるかどうかを確認することが必要です。

従業員が安心して業務に集中できる環境を整えるためにも、システム選定は慎重におこなうべきです。

管理者視点！勤怠管理システムの選定ポイント

管理者が勤怠管理システムを選定する際に重視すべきポイントは、従業員の業務効率化とリーダーシップの強化につながる機能の有無です。

とくに、各種申請・承認機能とシフト作成・管理機能の2つの機能が不可欠といえます。詳細をみていきましょう。

各種申請・承認機能

従業員が有給休暇や半休、残業などの申請をおこない、管理者がこれを承認するプロセスは、業務遂行において欠かせません。

勤怠管理システムに組み込まれた申請・承認機能によって、このプロセスを効率化することが可能です。従業員が簡単に申請でき、管理者も迅速に承認できる環境を整えることで、業務のスムーズな遂行が可能となります。

シフト作成・管理機能

シフト制の職場では、従業員の勤務スケジュールを管理することが重要です。

勤怠管理システムには、シフト作成や変更の容易さ、従業員の希望を考慮した柔軟なシフト管理機能が求められます。また、シフトの自動作成や従業員の勤務状況の一元管理も重要です。

これらの機能が備わっていれば、管理者は業務の効率化と従業員のワークライフバランスの充実を促進できます。これらの機能が勤怠管理システムに組み込まれていれば、管理者は業務の遂行をスムーズにおこなえます。

従業員とのコミュニケーションも円滑になり、組織全体の効率化に貢献します。従業員のモチベーション向上や労働環境の改善にもつながるため、選定時には十分な検討が必要です。

人事・経理視点！勤怠管理システムの選定ポイント

人事・経理が勤怠管理システムを選定する際に重視すべきポイントは、労務管理業務の効率化と他システムとの連携性です。

とくに、休暇管理機能と給与システムとの連携の2つのポイントが重要です。詳しくみていきましょう。

休暇管理機能

休暇管理機能が備わった勤怠管理システムは、有給休暇や特別休暇などの休暇の取得状況を簡単に把握できるため、人事・経理担当者の業務効率化に貢献します。

従業員の休暇残日数や取得状況をリアルタイムで把握することができれば、計画的な人員配置や休暇の適切な管理が可能となります。さらに、休暇申請や承認のプロセスをシステム上でおこなうことで、手作業によるやり取りや記録のミスを防ぎます。

給与システムとの連携

勤怠管理システムが給与システムと連携することで、出勤日数や労働時間、残業時間などのデータを一元管理できます。

これにより、給与計算の際に必要なデータを簡単に取得でき、給与計算の精度を向上させられます。また、従業員の給与明細を自動生成することで、給与支払いに関するヒューマンエラーを減らし、労務管理業務の手間を軽減できます。

さらに、人事情報や給与データの一元管理により、データの整合性や正確性が向上し、人事・経理担当者の業務効率化につながります。

これらのポイントを考慮することで、人事・経理担当者は労務管理業務の効率化とデータ管理の容易化を実現するための適切な勤怠管理システムを選定できます。組織全体の業務効率化に貢献し、人事・経理部門の業務負担を軽減するためにも、慎重な選定が求められます。

まとめ

勤怠管理システムの選定は、企業にとって大きな意味をもちます。従業員がストレスなく利用できる操作性、管理者が効率的に業務をおこなうための機能、そして人事・経理担当者がデータを効率的に管理できる連携性が求められます。従業員の利便性向上と業務効率化、そしてデータ管理の効率化を同時に実現するためには、総合的な検討が不可欠です。また、システムの選定に際しては、将来の成長や変化にも対応できる柔軟性も重要です。適切な選定が成功のカギとなり、企業の業務プロセスを効果的に支えられます。