自作できる？勤怠管理システムに必要な機能と作る方法を解説

多様な働き方に対応できる勤怠管理システムですが、初期費用や毎月のコストが気になりますよね。勤怠管理システムを自社で作成することができれば、大幅なコスト削減にもなるでしょう。そこでこの記事では、勤怠管理システムは簡単に自作できるのか、自作の方法や有料サービスとの違いについて解説します。

勤怠管理システムに必要な機能

最近では勤労管理システムにもさまざまな種類があり、シンプルなものから多機能なものまで、幅広くリリースされています。しかしすべての機能が必要とは限りませんので、ここでは必要最低限の機能を紹介します。

なお、エクセルなどの表計算ソフトを使用した勤怠管理システムではなく、データベースを自作することを想定しています。

出退勤の打刻機能

打刻機能は基本的かつ最も重要な要素です。企業が労働者の正確な勤務時間を把握することは、労働基準法でも定められています。テレワークに対応できるようにするなら、インターネット上でも打刻できるようにする必要があります。

修正や承認

毎日多数の人が打刻をするのですから、出退勤時の打刻忘れ、出勤と退勤を間違える打刻ミスなどが発生するのも無理はありません。この場合、のちに修正が必要になりますが、本人が修正すると不正につながるおそれがあります。

一般的には、上司や労務担当者が修正を行うでしょう。そのため、権限のある人のみがシステム上で修正・承認ができるようにしなくてはいけません。

締め処理とエラーチェック

給与計算のため、一か月ごとに締め日が設定されているものですが、その締め日に勤怠を確定する機能も必要です。同時に、出退勤の打刻忘れや修正漏れがないかをチェックする機能もあれば、担当者が確認する作業を省くことができます。

就業データの参照・集計

勤務状況をデータ化して参照できる機能があると、勤怠管理システムとしての本領を発揮できるでしょう。月ごとの残業時間や休日出勤日数、有給休暇の取得率が一目で分かれば、今後の業務計画にも活かせます。

データ出力・別システムとの連携

帳票として出力する機能です。給与計算システムに反映でき、さらなる業務効率が期待できます。

勤怠管理システムを自作する方法

勤労管理システムに必要な機能をそれぞれ説明しました。肝心なのは、これらの機能を取り入れた勤労管理システムが自作できるのかどうかです。結論からいうと、専門知識を持った人員を長期にわたって確保できれば、自作して運用することが可能です。

自社で運用するにあたって必要な機能を挙げ、計画を立てていきましょう。主に、データ構造、システム構築、別システムとの連携という3つの項目について検討が必要です。

データ構造

勤怠のデータは、日々、すべての従業員に対して蓄積されていきます。そのデータをどのような形式で、いつまで保存するのか、項目をどの順序で配置していくのか。このデータ構造が、別システムと連携を図る際の円滑さやデータ参照時の読み込み速度、処理時間を大きく左右します。

システム構築

企業や業種によっては、さまざまな勤務体系があるものです。出張、時短勤務、テレワーク、直行直帰、夜勤など、実にたくさんのパターンが考えられます。勤務体系の種類が多いほど月末処理が複雑になりますので、それに対応するシステムの構築が求められます。

別システムとの連携

勤怠管理は給与計算や人事管理などとも関わるため、別システムとの連携ができれば業務の効率化に大きく貢献するでしょう。連携を図る場合、それぞれのシステムの担当範囲を決めておきましょう。

勤怠管理システムは自作するより、有料のサービスを利用する方がよい

有料のサービスは初期費用や月額利用料などがかかりますが、それを上回るメリットがたくさんあります。一番のメリットは、自作に大きく差をつけるであろう、高い正確性です。

自作では、完璧なシステム構築をしたつもりでもエラーが発生する可能性があります。せっかくのデータが破損してしまっては、元も子もありません。

また、労働基準法や働き方改革関連法はこの先も改正が行われると予想されます。有料の勤労管理システムなら法改正にも迅速に対応してくれるため、その都度対応に時間を取られることがないでしょう。複数の勤務体系にも対応しており、イレギュラーな勤務が発生した場合にも慌てることがありません。

勤労管理システムを自作すると、柔軟にシステムを構築でき、自社特有の働き方に対応できるのが魅力です。使いやすいように、細かい部分までこだわることも可能でしょう。

その半面、システムの構築に時間とコストがかかります。システム構築ができる人員を確保し、法改正や勤務体系の変化にもその都度対応する必要があります。

システムエラーやデータの破損などがあれば、膨大な作業量も想定されます。もちろん正確性においても、有料の勤労管理システムにはかなわないでしょう。安全面・コスト面で、有料の勤労管理システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムを自作することは可能ですが、やはりそれなりのコストがかかり、安全面での不安が残ることが分かりました。費用対効果で考えても、有料の勤怠管理システムを導入した方が安心でしょう。