タイムカードの保管期間！勤怠管理を楽にするには？

毎月溜まっていく従業員のタイムカード。しかし、その保管期間を知っているという方は少ないのではないでしょうか。こちらの記事では、タイムカードの保管期間と保管する重要性、従業員の勤怠管理を楽にする方法をあわせて紹介します。チェックしてみてください。

タイムカードを保管する重要性

タイムカードを保管することはとても重要です。その理由は主に2つであり、1つ目は「労働基準監督署に提出する資料に必要であるため」、2つ目は「従業員とのトラブルを防ぐため」です。

まず1つ目の理由についてですが、労働基準監督署は労働基準法に違反していないか調査に入ることがあります。その際に、長時間労働や未払い賃金などに関わる労働時間の管理が適正かどうかを調査されます。この情報を提示する時に、タイムカードが必要になるようです。

タイムカードがないと、労働基準監督署から指導を受けることになります。また、働き方改革関連法の面でも、労働時間を客観的に把握することが求められているので、その観点からもタイムカードの保管は重要であるといえます。

次に2つ目の理由についてですが、もし従業員から残業代や未払い賃金の請求があったときに、保管しておいたタイムカードがあれば客観的に対応でるようです。もしタイムカードがなければ、従業員の主張が本当に正しいかどうか確認できません。

それだけではなく、もし従業員とのトラブルに発展し慰謝料を払うことになった場合、タイムカードを保管しておらずデータを開示できなったという理由でも、10万円ほどの慰謝料が発生したケースもあります。このような事態を防ぐためにも、タイムカードの管理は重要であるといえます。

タイムカードの保管期間

タイムカードの保管期間は、長らく3年間とされていました。しかし、労働基準法が2020年4月1日に改正施行され、タイムカードの保管期間は5年間に変更されました。そのため、2020年3月31日までのタイムカードなら3年保存でも違法にはなりませんが、それでもなるべく5年間は保管するのが望ましいといえます。

なぜなら、法律で定められているからという理由だけでなく、退職金を請求されることを考えると5年間の保管は妥当だといえるからです。それではいつから5年と数えるのでしょうか。基本的には、最後に記録した日が起算日となります。

しかし、派遣社員の場合は最後に打刻した日ではなく、派遣契約終了日が起算日となります。なぜかというと、派遣社員の勤怠は派遣元が作成した「派遣元管理台帳」で管理され、台帳に最後に記録されるのは派遣契約が終了した日だからです。このように、派遣社員は他の雇用形態とは起算日が異なるので注意する必要があります。

勤怠管理システムを導入すれば管理が簡単になる

タイムカードを保管する重要性やその期間について見てきましたが、そうはいっても起算日や保管期間の把握は面倒で、紙で管理していると紛失してしまうリスクもありますよね。そこでおすすめなのが、「勤怠管理システム」の導入です。

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録や有給の申請・取得記録、シフトの管理などをWeb上で行うというものです。このシステムを導入することによって、タイムカードの保管について考える必要がなくなり、なおかつタイムカードの保管スペースを確保する必要もなくなります。

また、このシステムを利用すれば、今月は今の時点で残業時間がどのくらいになっているかをチェックできます。36協定など、残業の削減や働き方改革が叫ばれている現代、勤怠管理システムを導入することで法令遵守の徹底もしやすくなるようです。

紙のタイムカードを使っていると、各部門の管理職はそれぞれの部下たちの今月の残業時間を知るためには、人事部に確認しなければわかりません。しかし、勤怠管理システムを使っていれば、いちいち人事に確認しに行かなくてもすぐに知ることができます。

人事の人もいちいち作業を止めて、対応に追われることもなくなります。また、入力ミスや転記ミスが起きることもなく、不正することもできないので、管理する上でのミスも起きにくくなるようです。

さらに、勤怠管理システムと給与計算ソフトとでデータ連携ができるものを使えば、勤怠管理データを取り込むだけで残業代などを含めた給与計算をすぐに行ってくれます。紙のタイムカードを使っているとすべて手作業や転記作業が必要になるので、勤怠管理システムを導入すればかなり効率化できるでしょう。

タイムカードを保管する重要性や、その保管期間が5年と意外と長いことがわかりました。また、勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードの保管が圧倒的に楽になり、またそのほかの管理や把握もしやすいといえます。まだ紙のタイムカードで管理しているという企業は、一度勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。