生産性向上！人事・総務の業務を効率化する方法

業務内容が多岐にわたるため、人事・総務の業務は効率化するのが難しいといわれています。しかしこれからの時代、企業のさらなる発展を考えるのであれば、人事・総務の業務改善も他部署と同様に行っていく必要があるでしょう。そこでこの記事では、人事・総務の業務における課題や、業務を効率化する方法について解説していきます。

人事・総務の仕事内容

「人事・総務」とセットで扱われることが多いですが、厳密にいうと「人事」と「総務」の仕事に分けることができます。もちろん、会社の規模や方針により、どちらの業務も同じ部署が担当することもありますが、ここでは、それぞれの業務内容について確認していきましょう。

人事の仕事

人事は、「人」にかかわる業務を担当します。具体的には以下のような業務内容です。

・採用計画や採用活動

・入退社の手続き

・部署配置や昇進などの決定

・評価制度の運用

・人材育成や研修　など

総務の仕事

総務は、企業全体が円滑に仕事を進められるようサポートする重要な役割を担っています。具体的な業務内容は以下の通りです。

・購買業務や備品管理

・施設管理

・秘書業務

・社内イベントの企画・運営

・CSR活動

・防火防犯対策

・取締役会や株主総会の事務局　など

その他の業務

企業の規模によっては、以下のような業務も人事・総務で扱うことがあります。

・勤怠管理

・就業規則の運営や見直し

・給与計算や支払い

・賞与の決定

・保険加入の手続き

・健康診断の準備

人事・総務の業務における課題

人事・総務の業務における課題として、大きく分けて4つ挙げることができます。では、1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化

業務の属人化とは、担当者しか業務の詳細を把握していないため、いざというときにほかの人では問題解決ができない状態のことをいいます。とくに人事・総務部では、仕事内容が多岐にわたるため、各業務をそれぞれの担当者に割り振っていることが多く、業務の属人化が起こりやすいといえます。

また、小規模な企業では、人事や総務に加え雑務などの事務作業をひとりの担当者が一手に担っている場合もあり、急な休暇や退職時に引継ぎで苦労するという問題が出てきます。多くの業務を担当する人事・総務では、他部署よりも属人化する可能性が高く、属人化をどのように防いでいけるかが大きな課題のひとつです。

業務範囲が広い

前述した通り、人事・総務の仕事は多岐にわたり、採用から備品購入、社内環境の整備など、さまざまな業務があります。また、採用業務のひとつをとっても、企画から始まり、求人、面接、合否の連絡と細かな仕事がたくさんあり、多くの時間を費やさなくてはいけません。

このように、人事・総務の仕事はほかの部署よりも範囲が広いため、残業続きの日々を送っている人も多いようです。

定量的な評価が難しい

定量的な評価とは、仕事の状況や状態を数値化して表すことです。売上額や受注数といった数値で評価することのできる営業などと違い、人事・総務の業務は数値化が難しいため定量的な評価ができません。また、大半の業務が数値化できない人事・総務では、明確な目標が立てづらいといった課題もあります。

ミスの許されない業務が多い

人事・総務は、社員の個人情報や大事な契約書などの書類を取り扱うことも多く、ミスが許されない業務が多い部署でもあります。そのため、人事・総務の社員は、何度も確認する作業に追われています。

人事・総務の業務を効率化する方法

このように、人事・総務の業務における課題はたくさんありますが、それぞれの課題を明確にし、業務を効率化していくことで、社員の負担を軽減することが可能です。

業務の効率化にあたり、重要なポイントが3つあります。それらを踏まえることでスムーズに業務の改善につなげることができるでしょう。ひとつずつ解説していきますので、参考にしてみてください。

業務の見える化

業務の見える化とは、部署内の社員全員が、”どの担当者が、どんな業務をどういう状況で進めているのか”を把握できるようすることです。たとえば、担当者リストや進捗状況リストを作成してみんなで共有することで、属人化を防ぐことができます。

ITツールの導入

タスク管理ツールなどのITツールを導入することで、作業の進捗状況が一目で分かるようになります。また、データ共有が簡単にできるようになるなど、メリットがたくさんあります。とくに人事・総務は伝票処理などITツールを使うことで大幅に効率化を図れる業務が多いため、ITツールの導入は必須といえるでしょう。

外部サービスを利用

人事・総務の業務内容の中には、外部サービスに委託できるものがあります。採用業務の中で例を挙げると、面接以前の人材募集などは、求人サービスに外注することで、求職者との連絡業務を軽減することが可能です。

必ずしも社内で業務を完結させなければいけないわけではないので、外部サービスに頼ることも業務効率化を図るための選択肢と考えておくとよいでしょう。

人事・総務の業務は範囲が広く、多くの課題を抱えています。しかしながら、「業務の見える化」「ITツールの導入」「外部サービスの利用」など、ポイントを抑えながら改善していくことで、大幅に業務を効率化することが可能です。人事・総務の業務効率化について検討中の担当者の方はぜひ本記事を参考に、改善に取り組んでみてください。