在宅勤務の労働時間を管理するポイント！勤怠管理システムを活用しよう

多くの企業で在宅勤務の導入が始まっています。在宅勤務により通勤時間や無駄な会議が減り、生産性が向上している一方で従業員の勤怠管理に不安を感じている管理者も多いのではないでしょうか。ここでは在宅勤務の課題や、在宅勤務中の労働時間管理の注意点、勤怠労働システムの導入による労働時間の管理について紹介します。

在宅勤務の労働時間の課題

在宅勤務の労働時間管理で発生しやすい課題について見ていきましょう。

■ 実態の把握

タイムカードやICカードで従業員の労働時間を管理していた企業では、出退勤の記録は従業員の自己申告で行われます。自己申告の場合、申告漏れが起きたり、管理者が在宅勤務中に実際に労働しているかを把握できなかったりと実態の確認が難しくなります。

在宅勤務ではオフィスとは異なり他人の目にさらされていないため、緊張感が薄れがちです。どのように仕事をするかは個人の裁量にゆだねられるため、企業は適切に従業員を管理する体制を整えることが大切です。

■ 中抜け時間

自宅にいながら仕事ができることは従業員にとってもメリットがたくさんあります。たとえば家事をしながら仕事をする、空いた時間に買い物や病院に行くなど、隙間時間に私用をこなせる点です。管理者から見ると、その中抜けの時間帯をどのように全体の勤務時間の中で調整して管理するかが課題となります。

■ オンオフの切り替え

在宅勤務では仕事と仕事以外の時間をはっきりと分けることが難しい人が多く、管理者が近くにいないことで労働時間が長くなったり、深夜労働やサービス労働をしてしまったりするというリスクが起こります。

子育てや介護をしている従業員の場合、手の空いている時間が固定の時間外となりその時間に仕事をすることも多いです。どのように残業時間を減らすかを考えることも大切ですが、従業員一人ひとりの状況を踏まえてどのように勤務実態を共有するかを意識することも重要です。

在宅勤務時の労働時間を管理する際のポイント

在宅勤務での労働時間に関する課題を解決するためにも、適切な管理を行うことが求められます。

■ 出退勤の正確な管理

在宅勤務時の出退勤の連絡でメールや電話を使う方法をとっている企業もありますが、報告を受ける側の手間や負担は少なくありません。電話やメールを受ける時間が集中することから確認に手間と時間がかかり、管理者の業務不効率につながります。

このような問題を解決するため、勤怠管理システムの導入が進んでいます。システムの導入により、リアルタイムに大人数のデータを管理でき、労働時間の申告漏れも防げるようです。電話やメールの場合の聞き違いや記載誤りなどの報告ミスを防ぐだけでなく、業務の効率化も図れます。

■ 休憩時間の把握

在宅勤務の際は一人で作業するため、業務のボリュームによっては休憩を短時間しか取らなかったり、逆に取りすぎたりすることがあります。オフィスとは異なる環境のため、オンラインツールなどを導入して従業員の間でコミュニケーションを促進しましょう。

■ チャットアプリの導入

MicrosoftTeamsやSlack、Chatworkなどチャットアプリを導入することで、ログイン履歴などが把握できます。メールと異なり操作履歴が残るので、さかのぼって記録を確認できます。始業・終業時刻の取得から労働時間の計算などに活用できるでしょう。

■ 時間外労働に関する決まり

在宅勤務であっても業務量によっては時間外労働や深夜労働、休日勤務を行わなければならないこともあります。その場合には、在宅勤務であっても超過手当をつける必要があります。

在宅勤務時には、時間外労働が必要なケースかどうか判断をすることが難しい場合もあるので、事前に時間外労働に関する決まりを定めておきましょう。

■ ネットワーク機能付きタイムレコーダー

現場作業や直行直帰が多い企業でも活用されているネットワーク機能の付いたタイムレコーダーは、タブレットやスマートフォンなどから簡単に操作できるため、在宅勤務にも向いています。

勤怠管理システムを導入すれば、在宅時の労働時間も正確に管理可能

在宅勤務の勤怠管理にはシステム導入がおすすめです。

■ いつでもどこでも入力可能

自宅や外出先でもインターネットにつながったモバイル端末やPCがあれば、勤務状況をシステムに入力できます。PCのログイン・ログオフ情報も記録でき、正確な労働時間を把握できます。クラウド上でデータ管理を行えるシステムがほとんどなので、セキュリティ面でも安心して使用できるでしょう。

■ 勤務状況の情報共有

勤怠管理システムを使用すれば、いつでもそれぞれの従業員の出勤状況や労働時間を把握できます。特定の従業員の労働時間が多すぎる場合などに、労働基準法に違反していないかなどすぐに確認ができ、法令違反になる前に対処できます。

■ 他のシステムとも連携可能

給与システムなどと連携することで給与計算を効率的に行うことができ、給与や保険料を簡単に算出できるでしょう。また、従業員ごとの年次有給休暇の消化率などについてもチェックできるので、労務管理や人事管理にも役立ちます。

在宅勤務時に従業員一人ひとりの労働時間を管理するのは大変ですが、課題を解決していくことで効率的に業務を進めることができます。在宅勤務時の労働時間を正確に把握するには勤怠管理システムの導入がおすすめです。システムの導入により長時間労働や休日出勤の解消にも役立ち、従業員の仕事に対するモチベーションアップにもつながります。