タイムカードがないと違法？適切な勤怠管理方法を考える

タイムカードで打刻している職場もあれば、タイムカードで管理していない職場もあります。タイムカードは出勤時と退勤時に打刻することで細かい勤怠管理が可能ですが、タイムカードがない職場は勤怠管理ができていないとみなされ、すぐに違法と判断されるわけではありません。では、違法とみなされるのはどのようなケースなのでしょうか？

タイムカードの有無より勤怠管理ができない環境が問題

タイムカードは勤怠管理するための1つの手段です。そのため、タイムカードの有無で即違法だと判断されることはありません。世の中にはタイムカードがあっても勤怠管理がきちんとできていない「ブラック企業」もあれば、タイムカードなしでも勤怠管理ができている企業もあります。

そのため、タイムカードの有無で違法だとすぐに決めつけられることはありません。重要なのは、勤怠管理ができていないことです。

タイムカードなしでも勤怠管理はできる

タイムカードがなくても、社員証を磁気カードにして通行証にすれば勤怠管理は可能です。出入り口にタッチする機会を設け、社員証をタッチすると開くようにすれば簡単に管理できます。セキュリティも強化できるため、タイムカードで管理するよりもメリットが多いです。

このほかにも勤怠管理システム・アプリはあるため、それらを利用してもよいでしょう。PCのログイン・ログアウト時間で管理するのもおすすめです。

まずは厚労省のガイドラインをチェックしてみよう

最近では働き方の多様化が進み、タイムカード以外での方法で勤務状況を管理することが必要になってきました。では、どのように管理すれば違法にならないのでしょうか？きちんと管理するために、まずは厚生労働省のガイドラインをチェックしてみましょう。

労働時間に記録に関する書類の保存

労働基準法第109条では、労働時間を記録する書類は3年間保存することが義務付けられています。この書類は使用者が自ら始業・終業時刻を記録したものや、タイムカードなどの記録、残業命令書やその報告書、労働者が自ら記録した報告書などです。

また、労働基準法第108条では「使用者は賃金台帳を作成しなければならないこと」とされています。記録事項には労働日数や労働時間数だけでなく、残業時間・休日労働時間数・深夜労働時間数も必要です。

この帳簿を作成するためにも、勤怠管理はとても重要です。もっと詳しく知りたい方は、厚労省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」をご覧ください。

タイムカードで勤怠管理していても違法になることがある

「タイムカードで打刻していれば違法にはならない！」と思うかもしれませんが、そうではありません。適正な打刻が行われていない場合や実際の労働時間と大きく違うことが発覚すれば違法となり、罰則が科されるケースもあります。

意図的に打刻時刻を変更・改ざんする

「サービス残業」という言葉を聞いたことがありませんか？残業が当たり前の会社の中には、残業代を支払わずに労働させているケースがあります。タイムカードで勤怠管理している会社であれば、定時に打刻させその後も引き続き業務を指せていることもあるでしょう。

こうして会社が意図的に打刻時間を変更・改ざんしていれば、違法になります。これは会社だけでなく、従業員が意図的に行うケースもあります。

「残業代の水増し行ため」といわれ、その名のとおり残業をしていないにもかかわらず残業代を請求するため、わざと打刻時間を変更・改ざんする行ためです。この場合は変更・改ざんした従業員自身が罪に問われることもあり、10年以下の懲役が科せられることもあります。

勤怠管理システムならタイムカードのデメリットをカバーできる

タイムカードのデメリットは「打刻忘れがある」「不正や改ざんを発見しづらい」「集計業務が負担になる」「保管・破棄にコストがかかる」などがあります。また、タイムカードは会社にいなければ打刻できないため、出張や外出が多い職場ではあまり機能しづらいことも特徴です。

タイムカードのデメリットをカバーしたいのであれば、勤怠管理システムを導入してはいかがでしょうか？クラウド型のシステムであれば打刻忘れ防止になるほか、勤怠時間を自動で集計できます。

打刻忘れを防止できる

勤怠管理システムは、システム上で打刻忘れを検知できます。打刻漏れがあったり予定と異なる打刻があったりすれば、従業員の画面にアラートが表示されます。すぐに通知されるため、打刻忘れに気づけるでしょう。

残業時間を自動で検知する

一定の残業時間を超過すれば、アラートで残業抑制を警告するシステムもあります。36協定などを基準に通知してくれるため、上司が管理する必要もありません。

勤怠管理の自動集計で負担を減らせる

タイムカードでの勤怠管理は集計が必要であり、管理する側としては負担が大きくなります。しかし勤怠管理システムは自動で集計してくれるため、集計にかかる負担を減らして業務効率をアップできるでしょう。

給与計算システムに連携しているものもあるため、銀行への振込業務の負担も軽減できます。

休暇管理もできる

タイムカードは休暇管理が蒸すかしいことがデメリットですが、勤怠管理システムを使うことでカバーできます。事前に休暇を設定し、従業員と上司がそれぞれ申請・承認すれば完了です。有給休暇の管理簿も自動作成できるため、有休管理も手軽にできるようになります。

まとめ

「タイムカードの有無で違法と判断されるのか」「タイムカードのデメリットをカバーするにはどうしたらよいか」の疑問にお答えしました。タイムカードは勤怠管理の1つの手段であるため、タイムカードを使わなくても違法にはなりません。

タイムカード以外にも勤怠管理の方法はあるため、働き方に合った方法を導入することが重要です。

「勤怠管理がうまくできない」とお悩みであれば、ツールなどの見直しをしてみましょう。打刻忘れが頻発していたり集計業務が負担になったりしていれば、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。