勤怠管理は正確にすべし！職場づくりに役立つ3つの理由を解説！

近年、働き方改革により勤怠管理の重要性が注目されています。職場環境をよくするためには勤怠管理を徹底的に行うことが大切です。また、働き方の多様化が進むなかで、勤怠管理を担当する人の業務負荷の軽減についても、考えなければなりません。そこで今回は、職場づくりに勤怠管理が役立つ3つの理由と、勤怠管理システムについて解説します。

法律を守り、会社を守るため

勤怠管理は法律に基づいて行う必要があり、徹底した勤怠管理を行っていなければ、知らない内に法律違反をしている可能性もあります。日本には労働に関する法律として労働基準法が定められており、すべての労働者は労働基準法の適用対象となります。そして、労働基準法に違反した場合は、事業者が罰則を受けることがあるため、確実に勤怠管理を行わなければならないのです。

たとえば、時間外労働の上限規制。労働基準法では1日8時間、1週間で40時間という労働時間の限度が定められています。さらに、休日については、毎週1回以上を従業員に取らせなければならないと決められているのです。しかし、残業など労働時間の限度を超えて働いてもらう場合は、時間外労働となり、事前に36協定を締結しておく必要があります。

ただし、時間外労働について月45時間、年360時間が上限というように法改正されました。つまり、時間外労働自体は認めているものの、時間外労働の上限時間が定められているので、それを超えた場合は法律違反となってしまうのです。そのため、従業員の勤怠管理を徹底して行っていなければ、知らない内に法律を違反している可能性もあります。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働時間や休日の管理、時間外労働時間などをすべて集計できるので、法律の上限に達する前に対策を取れるようになるでしょう。したがって、徹底した勤怠管理は会社を守るためにも非常に重要といえます。

従業員の健康管理を行うため

勤怠管理は法律を守るためや会社を守る以外にも、従業員の健康管理のためにも非常に重要です。昨今、過労死や過労が原因による病気などが報道で取り上げられています。大切な従業員を守るためにも、法律どおりの労働時間を守る必要があるのです。

厚生労働省は「従業員の出退勤記録を適切に記録しなければならない」とガイドラインで定めています。つまり、毎日出退勤記録を記録して、従業員が働きすぎていないか、過労の可能性はないか、事業者は適宜確認する必要があるのです。

また、有給休暇を消化しているかどうかについても、事業者が正確に確認しなければなりません。実際、有給休暇を消費しなければならないと法律で定められているのです。しかし、従業員が多い場合は、一人ひとりの出退勤記録や、勤怠状況を確認することは非常に難しいでしょう。

ただし、勤怠管理を徹底していれば、従業員ごとの労働時間や出退勤記録をすぐに確認できるので、事故や病気などを未然に防げます。そのため、勤怠管理は従業員の健康管理のためにも重要であり、徹底して行うことが大切です。

業務効率化と人件費の適正化のため

勤怠管理は、従業員の出退勤記録や時間外労働の時間、さらに有給休暇の消化など、法律を守るのはもちろん、従業員の健康を守ることに役に立つ方法です。しかし、すべての従業員の勤怠管理をタイムカードや、エクセルなどを使用して行っている場合、勤怠管理担当者の業務負担が増えてしまいます。

従業員が増えれば増えるほど、担当者の負担が多くなってしまい、担当者自身の健康にも影響しかねないでしょう。手作業で勤怠管理を行う場合は、どうしても人為的なミスが起こってしまう可能性があります。しかし、勤怠管理を誤ってしまうと、従業員の給料や有給休暇の日数など、生活にかかわる部分に影響してしまうため、ミスは許されません。

また、従業員が多いという理由で、勤怠管理担当者を増やすと人件費がかかってしまいます。そこで、おすすめなのが勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムがあれば、勤怠管理担当者の業務負荷を軽減できるだけでなく、人為的ミスをなくすことが可能です。

さらに、従業員による不正を抑止できるため、会社にとって非常に大きなメリットといえるでしょう。また、労働時間や残業時間の管理、有給休暇の消化などをすべて記録して集計されるので、法律違反を未然に防げるのも特徴です。

最近はパソコンやタブレット、スマートフォンがあれば、誰でも簡単に勤怠管理システムを使えるようになっているので、出張や外出先でもボタン操作ひとつで出退勤記録をつけられます。そのため、出退勤記録のつけ忘れなどが起こりにくく、勤怠管理担当者の業務負荷も軽減されることが期待できます。

正確に勤怠管理を行うことで、よりよい職場環境をつくることができます。しかし、労働基準法をはじめとする労働に関する法律は、改正される回数が多く、その都度、タイムカードやエクセルの計算式などを手作業で変更しなければなりません。そこで、勤怠管理システムを導入すれば、簡単にアップデートできるため、法改正が行われても、すぐに最新の法律に則って勤怠管理ができます。