クラウド上で一元管理可能！クラウド型勤怠管理システムのメリットとは

近年、働き方改革によりさまざまな働き方が浸透しています。たとえば、フレックスタイム制度の導入やリモートワーク、時短勤務など、働き方が多様化しつつあります。しかし、働き方が多様化するということは勤怠管理の方法も多様化させなければなりません。そこで、今回はクラウド上で一元管理できる勤怠管理システムを紹介していきます。

法令順守しやすい

勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理部門の業務負担を軽減できるだけでなく、昨今の働き方の多様化にも対応できるようになるでしょう。しかし、システムの導入には多額なコストがかかります。また、社会保険労務士に依頼するとなると顧問料が高額になることも少なくありません。

そこで、最近はクラウド型勤怠管理システムが注目を集めています。クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、法令順守しやすいというメリットがあります。従業員を雇う場合、労働基準法などの法令に従うことが前提です。そのため、法令に準じて勤怠管理を行う必要があります。

たとえば、労働時間や休日の管理、有給休暇の消費など、しっかりと管理しておかなければ、知らない間に法令違反しているということも可能性としてあるでしょう。しかし、クラウド型勤怠管理システムを使用していれば、法令に則ってアラートを出してくれます。つまり、労働時間や休日などが法令に違反する恐れがある場合はシステムから警告されるのです。

不正防止につながる

リモートワークが普及している中、労働時間の管理が難しくなっているのが問題として挙げられます。というのも、リモートワークの場合、従業員が本当に業務を行っているのか確認するのが難しいのです。

さらに、決められた場所以外で作業をしている可能性もあるため、不正しやすいというデメリットがあります。しかし、クラウド型勤怠管理システムには打刻時の位置情報をGPS機能によって記録できるので、出退勤記録の不正防止につながるでしょう。

業務効率化が図れる

勤怠管理を紙媒体のタイムカードで行っている場合、毎月締め日に担当者の業務負担が大きくなります。さらに、タイムカードに正常に打刻されていない場合は確認作業などもしなければならず、負担が増えてしまうでしょう。そのほか、有給休暇の残日数などの管理にも時間がかかってしまいます。

しかし、クラウド型勤怠管理を使用すれば、打刻されていないという心配もないため、確認作業が必要なくなります。さらに、有給休暇の日数などもすべて集計されているので、システムを使用すれば一目瞭然です。

従業員にもメリットがある

クラウド型勤怠管理は従業員によってもさまざまなメリットがあります。たとえば、出張時や外出時、さらにテレワーク時にも出退勤管理ができます。通常、出張時などは後日出社した際にタイムカードに手書きをしたり、システムに手入力したりしなければなりません。しかし、クラウド型勤怠管理があれば、出張先や外出先などネット環境があれば、どこでも出退勤の入力が可能です。

さらに、最近はパソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンからもアクセスできるため、いつでもどこでも利用できるのが特徴といえるでしょう。また、すべてインターネット上で完結するため、上司のサインなどが必要なく、時間と手間を省けるのも特徴の1つとして挙げられます。

また、自分の有給休暇があとどれくらい残っているのかをいつでも簡単に見られるので、スケジュールが立てやすいのもメリットです。自宅に居てもスマートフォンやパソコンがあれば、クラウド型勤怠管理システムにアクセスでき、これまでの残業時間や勤務日数、そして有給休暇日数などをすぐに確認できるので、従業員にとっても非常に大きなメリットといえるでしょう。

法改正にすぐ対応できる

労働基準法をはじめとする労働に関する法律は度々改正されます。たとえば、2019年には働き方改革関連法が施工されました。そして、2023年からは時間外労働に対する割増賃金の割増率の猶予措置がなくなることが公表されています。

労働に関する法律は比較的早いスパンで改正されるので、しっかりと法律を理解しておかなければなりません。そして、法改正にともなって勤怠管理の方法や仕組みを再構築しなければならないのです。しかし、法律が改正されるごとに方法や仕組みを検討していては、過大な負担がかかってしまうでしょう。

そこで、おすすめなのがクラウド型勤怠管理システムです。クラウド型勤怠管理システムがあれば、法改正にもすぐに対応できます。というのも、法律が改正されると、すぐにシステムがアップデートされるため、いつでも最新の法律に則って勤怠管理の実施が可能です。

働き方改革によって時短勤務やテレワークなど、働き方の多様化が進んでいます。しかし、働き方が多様化することで勤怠管理が難しくなってしまうことも事実としてあるでしょう。とくにテレワークなどを実施している場合は出退勤時間などがつけにくいということがあります。

しかし、クラウド型勤怠管理システムを利用すれば、スマートフォンやパソコンで簡単に出退勤記録を付けることが可能です。ぜひ、参考にしてください。