勤怠管理システムの種類とその特徴！自社に適したサービスを導入しよう

近年では、業務の効率化を図るため、またテレワークを導入する企業が増えたことから、勤怠管理システムを取り入れる企業が増加しています。勤怠管理システムの中にも種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。あなたの企業に適した勤怠管理システムはどのような種類なのでしょうか。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤や残業、欠勤などを管理するシステムのことです。これまで勤怠管理はタイムカードで行われることが多かったのですが、手動で管理や計算を行う必要があり、人為的ミスが多くなる、業務が多くなるといったデメリットがありました。

勤怠管理システムを導入することで、正確な管理ができるだけでなく、WEB上での管理が行えるためテレワークにも導入できる、業務の効率化を図ることができるといったメリットがあります。

勤怠管理システムの種類と特徴

先述したように、勤怠管理システムには種類があります。大きくわけて3種類で、それぞれにメリット・デメリットがあるようです。1つずつ紹介しましょう。

■ タイムレコーダー型

タイムレコーダー型の勤怠管理システムは、小型の機器を用いることが一般的です。出勤時刻・退勤時刻を記録するだけのシンプルなものから、自動集計やクラウドサービスに対応しているものもあります。

紙のカードやICカードを使うもの、指紋認証、社員IDやパスワードを使うものなど、さまざまなタイプがあります。パソコンやタブレット端末にソフトウェアをインストールして使用できるものもあり、比較的安価に導入できるというメリットがあるようです。

出勤・退勤時刻を正確に打刻できるため、不正な申告などを防ぐこともできます。しかし、打刻方法によっては、タイムカードの管理が必要になり、法令に基づいて3年間保管する必要があります。

また、人的コストが必要になる方法や、計算ミスが起こるリスクもあるため、同じタイムレコーダー型でもどのタイプを選ぶかが重要になるでしょう。

■ オンプレミス型

オンプレスミス型は、自社が保有するサーバーにソフトウェアをインストールして使用します。最大のメリットはセキュリティが強いことであり、情報漏洩などを防ぎたい企業にはとても向いているタイプの勤怠管理システムです。

打刻には、ICカード、スマートフォン、パソコン、バーコード、指紋認証、静脈認証、Bluetooth、チャット、通話など、さまざまな方法を選ぶことが可能です。自社で多様なカスタマイズが可能なため、従業員数が多い場合や雇用形態がさまざまで勤怠管理が複雑化する企業にとても適しています。

しかしその反面、専門知識が必要となるデメリットもあります。また、導入まで1か月～半年程度の長い期間が必要になり、導入費用も数百万円必要です。

■ クラウド型

クラウド型は、インターネット上で提供されているサービスを契約して利用します。月額・年額といった契約を選ぶことができ、そのランニングコストも比較的安価です。インターネット環境さえあれば、とくに新たな機器を導入せずに使用でき、場所も選びません。

低価格で多くの機能を使えるため、近年ではクラウド型の勤怠管理システムを導入している企業が多くの割合を占めています。ただし、セキュリティ面にやや懸念があります。また、細かいカスタマイズができないことや、オフライン環境下では使用できないといったデメリットもあるようです。

勤怠管理システムを選ぶポイント

では、どのようにして自社に合った勤怠管理システムを選べばよいのでしょうか。外回りが多い企業で、事務所に出勤しない場合はどこでも打刻ができるかどうかが重要になるでしょう。

打刻方法が従業員にとって使いやすいものであるかどうかも重要です。複雑な打刻方法だと、打刻ミスが増える、打刻に時間がかかるなどのトラブルが発生してしまいます。

そして、どのシステムを導入するかにより、かかる費用も大きく異なります。どの程度のセキュリティを求めるのか、いつまでに導入したいのかなどの希望条件と予算をうまくマッチさせる必要があるようです。

システムによっては、提供元からのサポートやアップデートを受ける必要があります。それが有料なのか無料なのか、対応できる曜日や時間に制限があるのかは事前に調べておく必要があるでしょう。

法令順守に対応しているかも重要なポイントです。過剰な残業や有給休暇の取得漏れがあった際に通知が来る機能が備わっていると、意図しない法令違反を未然に防ぐことができます。

働き方が変わると、勤怠管理方法もそれにあった物が開発されます。種類によってメリット・デメリットやコストもさまざまで、できれば質のよいシステムを無駄なコストをかけずに利用したいものです。そのためにも、自社にはどのような機能が必要で、いくらまで予算が割けるのかを慎重に検討しましょう。