勤怠管理システムの打刻をし忘れてしまった！打刻忘れを防止するには

仕事の出勤時、退勤時にタイムカードなどの勤怠管理システムで記録をつけます。でもついつい忘れてしまい、注意を受けてしまうことも。打刻忘れを防ぐためには、どのような対策が有効なのでしょうか。今回は、勤怠管理システムの打刻を防止する方法について解説します。打刻忘れが頻繁に起こっている方は是非参考にしてください。

勤怠管理システムの打刻を忘れてしまう理由

そもそも、勤怠管理システムで打刻を忘れてしまう理由とは？ここでは打刻を忘れてしまう理由について解説します。

勤怠管理システムに慣れていない

会社に入社したての従業員など、勤怠管理システムに慣れていない場合に打刻し忘れてしまいます。

忙しくて忘れてしまう

出勤する前から仕事のことを考えていたり、出退勤時に上司や同僚から話しかけられたりすると、打刻を忘れてしまう場合も。仕事に没頭し過ぎて打刻を忘れてしまうケースも意外と多いため注意が必要です。

勤怠管理システムの設置場所が悪い

勤怠管理システムの場所が悪いと打刻を忘れてしまう原因に。たとえば、勤怠管理システムが職場の入口から遠く離れた場所にある、部署ごとに別々の場所に分かれている、などの場合で忘れてしまう方もいるでしょう。

打刻システムが独特

勤怠管理システムが独特で使いづらい、などの理由で打刻忘れが頻発するケースもあります。たとえば、出勤時は1階で打刻、退勤時は2階で打刻する決まりなどがあります。

独特な打刻ルールは、トラブルの元になるため、改善してもらえるように交渉しましょう。

勤怠管理システムの打刻を忘れてしまうとどうなる？

勤怠管理システムの打刻忘れが及ぼす影響について解説します。

出退勤の時間が正確に把握できない

打刻を忘れてしまうと正確な出退勤時間がわからなくなります。そのため、残業の未払いが発生する可能性があります。

給料の支払いに影響がでる

打刻を忘れてしまうと、給料にも影響するでしょう。正確な時間が計算できなくなり、従業員に対して不当な給料を支払ってしまう原因にも繋がります。

注意や指導の対象になる恐れ

仮に、打刻忘れが1回であればそれほど重い注意は受けないかもしれません。しかし、複数回起きると厳重な注意や指導の対象となる恐れがあります。打刻忘れが重なる場合には、原因の究明と日頃からの注意が必要です。

勤怠管理システムの打刻を忘れてしまったときの対処法

勤怠管理システムの打刻忘れの対処法について解説します。

上司や人事へ速やかに報告

打刻を忘れてしまった場合、速やかに上司や人事に報告を入れましょう。正確な残業時間を伝えることで、勤務時間や給料の計算ができます。

残業申請書を提出

打刻を忘れてしまった場合の対処法として、残業申請書や勤務報告書の補完書類の提出が必要とされます。残業代の未払い問題にも繋がるため、書類を提出し正確な勤務時間を証明しましょう。

システム上の修正

打刻忘れが発生した場合、システム上で修正が必要になります。ただし、上司や人事の承認がいる場合があるため、無許可では行わないようにしましょう。

再発防止策の実施

打刻忘れが頻繁に続くようであれば再発防止策を実施することが重要です。たとえば、口頭で注意する、設置場所を変更するなどの対処法が必要です。打刻忘れが重なる従業員に対しては、周知徹底を心がけましょう。

勤怠管理システムの打刻忘れを防止する方法

勤怠管理システムの打刻方法はいろいろありますが、簡単な方法に声かけがあります。気軽に対処できるメリットがありますが、一方であまり意味がなかったという話も聞きます。ほかの方法についても解説します。

打刻防止マニュアルの作成・周知徹底

従業員に対して、マニュアルを作成し打刻忘れを防止する方法です。マニュアルを従業員の目が届く範囲内に配置することで、より効果的に打刻防止に繋がるでしょう。具体的に、わかりやすく記載することで正確な時間が把握できます。

勤怠管理システムをわかりやすい場所に設置する

打刻忘れをする理由の1つに設置場所の悪さがあります。対策として、従業員入口や通路などわかりやすい位置に設置するだけで改善できる場合があります。

わかりやすい勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを簡単な方法に切り替えることで打刻忘れ防止になります。たとえば、スマホやタブレットを勤怠管理システムで利用できるものやアラート機能を搭載した勤怠管理システムもあります。

近年、リモートワークも主流となり、会社のみならず働ける場所は多岐に渡ります。場所に拘らずに働けるように、勤怠管理も多様性が求められています。勤怠管理システムの種類を調べると自社にあったメリットが見えてくるはずです。

上記のような方法を実施することで、打刻忘れを防げるでしょう。また正確な時間の把握、給与の支払いに影響が出ることを未然に防止できます。

まとめ

打刻忘れは誰でも一度はしたことがあるかもしれません。しかし複数回以上打刻忘れが続くと会社に迷惑がかかり、ご自身の給料にも影響が出る恐れがあります。打刻防止に努める方法には、打刻防止マニュアルの作成、目に留まる場所に設置する、わかりやすい勤怠管理システムの導入があります。それぞれの会社の働き方によって、従業員の働き方も異なるでしょう。打刻忘れの度に残業申請書を提出していたら、時間と手間、労力がかかります。打刻忘れを決して軽んじることなく、日々の再発防止に努めましょう。