魅力が豊富！クラウド型勤怠管理システム7つのメリット

クラウド型勤怠管理システムとは、従業員の勤怠や有給、給与計算などの管理をWeb上で行うというものです。出退勤も紙のタイムカードではなく、スマートフォンやパソコンで入力します。とても便利そうですが、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。今回はそんなクラウド型勤怠管理システムのメリットについて詳しく解説します。

初期費用が安い

クラウド型勤怠管理システムなら、サービス提供会社に支払う初期費用が無料のものや、比較的安いサービスが多くあります。また、クラウド型はシステム提供会社が用意したサーバーを使うので、自社でのサーバー構築費用がかからないというのも一つの魅力です。

反対にオンプレミス型（自社開発型）なら、自社の就業規則や労働条件に合わせた細かなカスタマイズができますが、一から自社でシステムを構築しなければならないため、100万円程度の初期費用を見ておかなければいけません。

初期費用をなるべく抑えたい、もしくは従業員の規模に合わせてシステムの入れ替えや見直しをする可能性があるという企業は、クラウド型がおすすめです。

導入までが簡単

クラウド型勤怠管理システムはアカウントを作成するだけで利用でき、簡単に導入できます。専用のソフトウェアを端末にインストールする必要がないので、導入に手間と時間がかからないのがクラウド型の魅力です。

システムの運用・保守にコストがかからない

クラウド型勤怠管理システムは、サーバーをサービス提供会社が管理しているので、自社で運用や管理をする必要がありません。また、メンテナンスもサービス提供会社が行ってくれるので、自社でシステム担当者をつける必要もありません。

オンプレミス型勤怠管理システムを導入する場合だと、初期費用で多くて100万円程度、さらに運用・保守費用で毎月1万円前後のサーバー費用がかかってしまいます。

ここ数年、クラウド型勤怠管理システムはさらに充実した機能を備えるようになってきており、もはや高額な料金を払わなくても充分勤怠管理ができるようになってきています。さらに、システムトラブルが起きることを想定し、バックアップ体制が整ったサービスを選んでおけば安心です。

法改正にもスピーディに対応可能

勤怠管理と切っても切り離せない関係にある法律が、労働基準法です。世の中の情勢や労使の状況によって労働基準法はその度に改正されるため、勤怠管理システムもそれに常に対応していく必要があります。

その場合でも、クラウド型の勤怠管理システムなら自動でアップデートして法改正に対応してくれるので、自社で改修したり、対応の漏れが発生したりする心配もありません。

無料体験や返金キャンペーンなどを実施するサービスが多い

クラウド型勤怠管理システムは、本格的に導入する前にシステムの無料お試し版を利用できるので、その機能性や操作性を確認してから導入を検討できます。オンプレミス型勤怠システムのように、システムが完成するまで操作性がわからないものもあることを考えると、クラウド型の事前に試すことができるというメリットはとても大きいといえます。

ただし、利用期間には制限があるということと、全機能を試すことはできない場合もあるということに注意が必要です。また、クラウド型勤怠管理システムの中には、「今だけ運用開始から30日以内の全額返金保証キャンペーン中」というものもあるので、そういったサービスを探してみるのも1つの手です。

場所にとらわれずに利用できる

クラウドサーバーはオンライン上にあるため、専用の端末でなくても、インターネットに接続している端末さえあればどこにいても利用できます。他店舗に出勤する時や出張時、テレワーク時にも便利です。

出退勤の時刻だけでなく位置情報の記録もできるGPS機能を使えば、社員が不正な勤怠記録をつけることを防止できるので安心です。

労働時間をリアルタイムで把握可能

クラウド型勤怠管理システムを使えば、今月は現時点でどのくらいの時間働いているのか、残業は何時間なのかを、リアルタイムですぐに把握できます。すぐに自分の今月の残業時間が把握できることで、「今月はあと何時間しか残業できないから、業務内容を見直そう」というふうに、残業が多くなりすぎないように調節することが可能になります。

また、上司や管理職の立場で、部下の労働時間を管理しなければいけない人も、勤怠管理システムで部下の今月の残業時間をリアルタイムですぐに把握できるので、「今月の残業が今何時間になっているから、業務を見直そうか」と部下に声をかけることもできるでしょう。

また、36協定に適応したクラウド型勤怠管理システムもあり、労働時間の超過や打刻もれがあるとアラートが鳴ったり、規定の労働時間を超えそうになると通知が事前に届いたりするので、働きすぎるのを事前に防ぐことができます。

クラウド型勤怠管理システムにはさまざまなメリットや魅力があることがわかりました。その中でも一番魅力的なのは、コストがかからない、初期費用が安いなどの、コストパフォーマンスがよいという点ではないでしょうか。もしクラウド型勤怠管理システムを利用していないなら、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。