勤怠管理の重要性とは？企業が知っておきたい基礎知識

企業にとって、勤怠管理を行うことは必須であり、非常に重要な項目です。給与計算のためだけでなく、過重労働を防ぐためにも正確な管理が必要となります。勤怠管理の方法も一つではありません。自社にとってどの方法を用いるべきなのか、それぞれのメリット・デメリットを踏まえて参考にしてみてください。

勤怠管理の重要性

まず勤怠管理とは、企業が従業員の就業時間を把握し、管理することです。出勤時刻と退勤時刻、残業時間や遅刻・早退の状況などを正確に記録しなければなりません。勤怠管理は、労働基準法によって定められている企業の義務です。では、勤怠管理はなぜ重要なのでしょうか。

まず1つめに、従業員の就業状況を正確に把握するためです。過度な残業や休日出勤は、従業員の健康を心身ともに損なう恐れがあります。実際に過労死などで企業に対して遺族が訴訟を起こすケースもあり、そのようなトラブルを未然に防ぐためにも就業状況を把握するのは重要であるといえます。

2つめに、正確な給与計算をするためです。遅刻や早退・欠勤、残業によって給与や税金が変わります。それらを把握し、正確に給与を支払うために、勤怠管理を行う必要があります。

3つめに、企業のコンプライアンス遵守のためです。残業代を適切に支払わないブラック企業や、無理な勤務をさせることは法律違反となるため、勤怠管理を適切に行うことでコンプライアンスの順守につながるのです。

また、2019年4月より、有給休暇の取得についても新しい法律が施行されました。有給取得についてもしっかり管理する必要があります。

勤怠管理の方法

勤怠管理には、大きくわけて3つの方法があります。タイムカード管理、エクセル管理、クラウド管理です。それぞれにメリットとデメリットがあるようです。

■ タイムカード管理

タイムカードは、非常に多くの企業で導入されている管理方法です。時計がついたレコーダーに、記録用のカードを出勤時・退勤時に差し込み、印字をします。

シートとレコーダーを準備すればいいだけなので、コストが非常に安く済むというメリットがあります。また、難しい操作は不要なため、従業員が手軽に打刻できるという点もメリットです。

デメリットとしては、基本的に出勤時刻・退勤時刻しか打刻できないため、細かい管理ができないほか、紙媒体での記録となるため集計が必要となります。この集計の際に転記ミスが起こりやすい上、従業員が増えるほどに業務量も増えるため、大規模な企業には向いていないといえるでしょう。

■ エクセル管理

表計算ソフトであるエクセルを用いる管理方法です。出勤時刻、退勤時刻、残業時間などを入力することで、一括で管理することが可能です。

エクセル管理は、パソコンとエクセルのソフトがあれば導入できるため、低コストであることがメリットです。インターネット上には無料の勤怠管理フォーマットがあるため、必要事項を入力することであとはエクセルが自動的に数式に沿って計算を行います。

一方、エクセル管理では従業員の自己申告制となるため、入力ミスが起こりやすい、不正申告など正確さに欠ける点がデメリットとなります。また、法改正が行われる度にエクセル内の数式を見直す必要があるでしょう。

■ クラウド管理

近年は、このクラウド管理を行う企業が増えています。タブレット端末やパソコンを使用し、リアルタイムで正確に勤怠の打刻ができます。

こちらと連動して給与計算が行われるため、人為的ミスが他の方法に比べて圧倒的に少なくなるというメリットがあるようです。アラートを設定することで、過剰な残業を未然に防ぐことも可能です。

そして、法改正が行われると自動的にアップデートされるため、長い期間容易に勤怠管理を行うことができるのです。ただしその反面、他の方法よりもコストが高くつくことがデメリットです。

勤怠管理の注意点

勤怠管理を行う上で、パート・アルバイト勤務の従業員についてはとくに注意が必要です。シフト制であるため、勤務日や勤務時間がそれぞれ異なります。

また、従業員ごと、勤務時間ごとに時給も異なります。シフトを作成する際に、従業員の希望をしっかりとヒアリングした上で勤怠管理を行う必要があるでしょう。

また、パート・アルバイト勤務の従業員の中には、扶養内で働くことを希望している人もいます。所得が一定を超えることで扶養から外れてしまい、高い税金や保険料を支払うことになるため、正確な勤怠管理を行うよう注意しましょう。

企業において非常に重要である勤怠管理。過重労働の防止、正確な給与計算、コンプライアンス遵守のため、決して怠ることのないようしっかりと管理を行いましょう。また、従業員数や予算、社内業務の状況などを考慮し、自社に合った適切な勤怠管理方法を採用することも重要です。ミスが起こることのないよう、正確な管理を目指しましょう。