勤怠管理システムを選ぶ際にチェックするべきポイントとは？
最新の勤怠管理システムは、さまざまな付帯機能を持ち、効率的な会社経営をサポートします。導入メリットは、事務のコストカットに限らず、IT中心の経営環境や法令遵守の労務管理に対応するなど数多く、近代的な会社経営には欠かせないものです。ここでは、そうした勤怠管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントをまとめました。
勤怠管理システムの主な機能
近年の勤怠管理システムに搭載されている機能の中から、主なものを紹介します。多機能搭載を売りにするシステムもありますが、自社の環境やニーズに合う機能があるか、チェックしておくことが大切です。
従業員の労働時間管理
勤怠管理システムのもっとも基本となる機能です。単なる打刻や集計機能だけではなく、従業員の階級や勤務形態（正社員・パートなど）ごとに管理でき、超過勤務のアラート機能などもセットになっているものが主流となっています。
給与計算との連携
給与計算ソフトなどとの連携も勤怠管理システムの根幹を成す機能の1つです。各種データの集計から保存、必要な計算をしたうえでの出力まで、使い勝手のよい連携機能を各社が提供しています。
シフトや休暇管理・スケジュール機能
従業員・事業所ごとのシフト管理、スケジュール機能も多く搭載されている機能です。有給休暇、休日出勤など変則的な労働時間にも対応し、それらの申請や承認機能を有するものもあります。
労務管理機能
そのほか、日報作成など、労務管理に便利な機能が搭載されるものもあります。
勤怠管理システムのタイプごとのメリット・デメリット
現在、各社から提供されている勤怠システムをタイプごとに大きく分類すると、アナログ型、パッケージ型、クラウド型のいずれかに分類できます。ここではそれぞれのメリット・デメリットについて簡単にまとめ、説明します。
アナログ型のメリット・デメリット
アナログ型に分類されるのは、タイムカードの打刻機や手書き帳簿などで勤怠状況を記録し、表計算ソフトなどで給与管理などを行う方法です。メリットは何といっても導入費用が安く済むことです。デメリットは、非効率的であること、人的ミスのリスクがあることなど、残念ながら近代的な会社経営には向かない点です。ごく小規模な職場や、期間限定の組織なら採用も考えられます。
パッケージ型のメリット・デメリット
パッケージ型に分類されるのは、打刻用のデバイスや、データ集積用のサーバ、操作用の端末、管理ソフトなどをすべてセットにして導入するタイプの勤怠管理システムです。メリットは導入時に自社に合ったシステムを構築してしまえる点と、その後の運用の安定性です。デメリットとしては導入、運用サポートなどに費用がかかりやすく、大がかりな作業になりがちなことなどが挙げられます。
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型の勤怠管理システムは、近年注目されているタイプで、サービスの大半をクラウド上で提供するタイプのものです。メリットは、パッケージ型に比べると導入や管理費用が大きく抑えられる点や、オンラインでのサポートや更新サービスが受けやすい点が挙げられます。デメリットとしては、オンラインサービスが前提となり、セキュリティ上に多少のリスクがある点です。
ただし、パッケージ型が自社サーバだから安全というわけではないので、安定した回線サービスに接続できるなら、デメリットの少ない勤怠管理システムといえます。
勤怠管理システムを選ぶ際にチェックするべきポイント
最後に、勤怠管理システムを選ぶ際にチェックするべき、主なポイントをまとめておきます。
導入費用・運用経費
当然の項目ですが、単純に導入費用だけでなく、長期的な運用経費なども検討材料になります。
付帯機能
単純に多機能であればよいわけではなく、自社の環境やニーズに適した機能を選びましょう。
使いやすさ
「使いやすさ」というのは、単に運用する経営者、事務担当者側からの目線だけでなく、勤怠管理をされる側、つまり従業員の目線で見ても、使いやすいものであることが大切です。使いやすさに不満があると、不正な打刻などのトラブルの原因にもなりがちです。
メンテナンス・サポート
少なくとも平日は常時稼働する勤怠管理システムですから、メンテナンスやサポートが素早く受けられるものがよいでしょう。常時稼働する工場などであれば365日24時間のサポートが理想です。
将来性・更新サービスなど
会社の規模が大きくなり、従業員数や事業所が増えた場合の拡張性や、法改正があった場合の更新・サポートサービスの有無もチェックしておきたい項目です。
まとめ
勤怠管理システムが持つさまざまな機能を紹介し、選ぶ際にチェックすべきポイントをまとめました。近代的な勤怠管理システムに搭載されたさまざまな付帯機能は、効率的な会社経営には欠かせないものとなりつつあります。導入メリットは、単純なコストカットから、IT中心の経営環境や法令遵守の労務管理への対応まで多岐におよび、経営への高いサポート効果が期待できます。本記事などを参考に、基本的な機能や特性を把握したうえで、導入を検討するとよいでしょう。
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