ICカード式の勤怠管理システムを導入するメリットとは？

最新の勤怠管理システムは、さまざまな付帯機能を持ち、効率的な会社経営をサポートします。コストカットに限らず、IT環境や法令遵守の労務管理に対応するなどメリットは数多く、近代的な会社経営には欠かせないものとなりました。ここではもっとも主流であるICカード式勤怠管理システム導入のメリットやその選び方についてまとめています。

ICカード式の勤怠管理システムとは？

ICカード式の勤怠管理システムは、電子マネーや交通系カードなどで広く使われている、非接触型ICカードリーダーを用いて、勤務時間の打刻、記録を行うシステムです。勤怠管理システムでももっとも広く導入されているタイプで、多くのメリットがあります。

勤怠管理ではメジャーな方法

ICカードリーダーは、近代型の勤怠管理システムの中でもメジャーな打刻デバイスとして普及しています。タイムカードなどに比べると不正やエラーが起きにくく、記録性やデータの連動性でも勝ります。

導入費用も比較的安価のため、費用対効果面でのバランスがよいシステムです。

交通系など各種カードが利用できる

ICカード方式は、社員が持つ交通系カードや社員証など、各種カード類を登録して使えます。

代表的な非接触型ICカード規格には、日本で普及しているソニーのFeliCa（フェリカ：処理速度が早い）をはじめ、国際規格のTypeA（低コストが特徴）、TypeB（高セキュリティが特徴）などがありますが、現在普及しているカードリーダーの大半はそのすべてに対応しています。

機能はシステム（ソフト）側で決まる

打刻デバイスであるカードリーダーにはそれほど性能差はないので、ICカード式の勤怠管理システムにどのような機能が搭載されるかは、それらを管理するシステム（ソフトなど）で決まるといえます。

導入を検討する際は、自社のニーズや特性に合った機能を持つシステムを吟味しておくのが賢明です。

ICカード式の勤怠管理システムを導入するメリット

ICカード式の勤怠管理システムを導入した場合のメリットを具体的に紹介します。

導入の費用負担が少ない

非接触型のICカードや、ICカードリーダーなどはすでに広く普及しているため、導入時にそれほど多くのコストをかける必要がありません。

従業員の負担感も少ない

ICカード式の勤怠管理システムでは、既存の社員証や交通系カードを活用でき、しかもカードをかざすだけという手軽な打刻ができるため、実際に毎日使う従業員の負担感は最小限で済みます。

使う側に混乱や不満が多いと不正やトラブルにもつながりますが、そうしたリスクも小さいシステムといえます。

コスト削減

ICカード式の勤怠管理システムにはほかの勤怠管理システムと同様に、給与計算との連携機能やさまざまな付帯機能が搭載されています。一度システムさえ導入してしまえば、事務的負担の軽減になり、コスト削減に寄与できるでしょう。

交通費計算との連動

出張や外回りをする従業員の多い企業では、鉄道系のICカードを認証して、交通費の計算などとも連動させることができます。

ほかにも、ICカード式の特性を活かした便利な機能が多数あるので、自社の環境や労働条件に合わせ、より効率的な経営・労務管理へとつなげられるでしょう。

ICカード式の勤怠管理システムの選び方のポイント

ICカード式の勤怠管理システムは、どのようなものを選べばよいでしょうか？ここでは、主な選び方のポイント、着目すべき機能について解説します。

パッケージ型かクラウド型か

カードリーダーやデータサーバ、各種管理ソフトやブラウザなどが一体化したパッケージ型の導入は、自社のニーズに合わせた、完璧なシステムを構築しやすいものの、やや導入コストがかかります。

一方、近年人気のクラウド型は、導入の手間やコストが少なくて済むのが魅力です。搭載された機能をうまくカスタマイズすれば、パッケージ型にも劣らないシステムを構築できます。

自社に合った付帯機能か

勤怠管理システムには各種の付帯機能がつきますが、単に多機能だからという観点ではなく、自社の運用環境やニーズに適したものを見極める必要があるでしょう。

拡張性やセキュリティは充分か

会社の規模拡大や法改正など、将来的に変動する要素にどれだけ対応できるかも、重要ポイントになり得ます。システムの更新に強いクラウド型なら拡張性も優れますが、セキュリティ管理がしっかりしているかは、入念にチェックする必要があります。

サポート体制の確認も忘れずに

新しい勤怠管理システムの導入直後や、法改正があった場合など、サポートが必要となる場面もあるので、サポート体制の有無や内容をチェックしておくとよいでしょう。

まとめ

ICカード式勤怠管理システム導入のメリットやその選び方についてまとめました。ICカード式の勤怠管理システムは、もっとも一般的で使いやすく、導入には数多くのメリットがあります。

一方で、数ある勤怠管理システムの中でも採用数が多いことから、ほかの付帯機能についてもよく吟味して選ぶ必要があります。当記事の内容を参考に、会社ごとの運用環境に適したものを選ぶことをおすすめします。