勤怠管理システムを導入する目的とは？メリットやデメリットも紹介

勤怠管理システムの導入は、従業員の効率向上や業務効率化を図るためです。メリットは正確な労働時間の把握と給与計算の精度向上、デメリットは初期費用やトレーニングが必要な点などがあります。勤怠管理システムは、組織の透明性と生産性向上が期待されています。本記事では、勤怠管理システムについてくわしく紹介します。

勤怠管理システムを導入する目的

従来のタイムカードや出勤簿でも勤怠管理は可能ですが、打刻や集計、転記の際にミスが生じたり、法改正に追いつけないリスクが存在していました。これに対し、勤怠管理システムの導入は、自動的な勤怠集計や柔軟な法改正対応が可能であり、これらのリスクを軽減します。

法改正により増加する勤怠管理業務において、法令を遵守しながらも効率的な業務遂行が期待できます。結果として、組織は正確な勤怠情報を得るだけでなく、法的コンプライアンスも確保でき、業務の効率化と精度向上が実現されます。

このような理由から、勤怠管理システムの導入は企業にとって重要であり、ますますその必要性が高まっています。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムの導入は業務の合理化や精度向上をもたらし、労働時間の正確な集計や法改正への即時対応が可能です。これにより組織は効率性を高め、生産性向上とコスト削減が実現します。以下でくわしく紹介します。

勤務時間を正確に集計

勤怠管理システムは、クラウド上で労働時間を管理することで、どこにいても対応端末で打刻できます。これにより、従業員の勤務開始と終了時間を正確に記録できます。

働き方改革の中で、企業は従業員の勤務時間を客観的に把握する必要があり、勤怠管理システムはその要請に応え、勤務時間を正確かつ確実に記録する大きなメリットを提供します。

不正打刻の防止

タイムカードによる勤怠管理では、ほかの従業員に代理で打刻されたり、打刻時間が書き換えられたりする不正打刻が起こりやすいです。

一方、勤怠管理システムでは、特定の端末以外では打刻を認めない、生体認証を導入するなどの手段で不正打刻を確実に防止できます。打刻の修正には上長の承認が必要であり、修正の記録が残ります。

法改正への対応

法改正の対応漏れは企業に罰則を招く可能性があります。また、勤務規則や勤怠管理方法の変更が迅速に求められます。

クラウド型の勤怠管理システムでは、法改正時に自動アップデートできる製品があり、担当者の負担を減少させます。これにより、法令遵守と効率的な対応が実現され、企業は法改正によるリスクを最小限に抑えられます。

給与システムと連携

勤怠管理システムは給与システムとの連携が可能で、ワンクリックやCSVの書き出し・取り込みなどさまざまな方法でデータを連携できます。これにより、各システムに個別にデータを入力する手間が省かれ、転記の際のミスの心配もなくなります。

シームレスなデータ共有により、業務の効率性が向上し、給与計算などの精度も向上します。

コストの削減

勤怠管理には勤務時間や残業時間の集計から代休・有休の申請、取得状況、残数の管理など多岐にわたる業務があり、とくに給与計算は人的コストや工数がかかる負担が高まります。

給与計算システムとの連携や、給与計算機能が組み込まれた勤怠管理システムの導入により、データの入出力や計算作業が効率的におこなえます。これにより、人事・労務担当者の業務が大幅に効率化され、人件費の削減に寄与します。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムにも一定のデメリットが存在します。コスト増や導入時の手間、企業独自のルールへの柔軟な対応難しさが挙げられます。以下でくわしく紹介します。

コストがかかる

勤怠管理システムには導入費用だけでなく、従業員数に応じた月々の運用コストがかかります。タイムカード勤怠管理では記録紙の費用のみで済みますが、物理的なコストは勤怠管理システムの方が高い可能性があります。

費用対効果を事前に検討し、コスト面でのリスクを考慮する必要があります。

自社のルールに対応できない可能性

企業の就業規則が実態に即していない場合、勤怠管理システムが対応できない可能性があります。イレギュラーな勤務形態が多い企業は、とくに検討が必要で、システムが適切に機能するかどうかを確認することが重要です。

導入時の工数が多い

自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態や勤務形態をシステムに反映させるには導入時の工数が多くかかります。1~2か月は並行して従来の方法を使用し、従業員に負担をかけることなくシステムの確認をおこなうことが理想的です。

導入後の定着には従業員への説明やサポートが必要であり、外部サポートの活用も考慮すべきです。

まとめ

勤怠管理システムの導入は、効率的な勤務時間管理や法改正へのスムーズな対応を可能にします。メリットとしては生産性向上や正確な給与計算が挙げられ、一方でコスト増や企業独自のルールへの対応が課題です。

システム選定前に組織のニーズを把握し、導入の戦略を検討することが肝心です。効果的なトレーニングや柔軟なカスタマイズにより、デメリットを最小限にし、組織全体の業務を効率化する一翼を担うことが期待されます。