テレワークで勤怠管理をスムーズに行うには？

テレワークを本格的に導入したいけど、勤怠管理がうまくいくか不安で踏み込めない。そう悩んでいる方も多いでしょう。確かに職場にいないと勤怠管理や労働時間の把握が悩みのタネになってしまいますよね。そこで今回は、テレワーク導入後も勤怠管理をスムーズに行うために知っておくべきことをご紹介します。

テレワークという働き方

テレワークとは、家やカフェといった会社・職場以外の場所で働くことを指し、時間や場所に囚われない柔軟な働き方です。テレワークは大きく分けて「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つに分類されます。どれも職場以外の場所で仕事を行う労働形態で、インターネットを活用して業務遂行できることが現在評価されています。

テレワークで起こる勤怠管理の課題

テレワークは多種多様な働き方が実現できる働き方の1つですが、実はテレワークだからこそ、これまでできていたことが難しくなることもあります。それが勤務管理の課題です。これからテレワークの導入を検討している企業は、現状の勤務管理の仕組みが変化するのを想定していないも多いでしょう。あらかじめ以下の3つの課題を解消しておくことで、スムーズにテレワークを導入できるようになります。

従業員の稼働状況の把握が困難である

テレワークにおける1つ目の課題は、従業員の稼働状況が把握しにくいことです。出社する必要がなくなり、従業員が直接見えなくなったことで従業員の管理が難しくなります。職場以外で労働した際に、出勤や退勤、休憩が打刻できるシステムを導入していないと、自己申告制にせざるを得ません。

しかし、自己申告制にしてしまうと、打刻管理面において平等性を欠いてしまうでしょう。つまり、直接従業員が見られないからこそ、どのように打刻を正確に把握するかが重要になります。

従業員の働く姿が見られないから評価が難しい

2つ目の課題は、従業員の評価です。テレワークになり職場以外での稼働が増えた場合、従業員の姿が見られず、従業員の働きぶりを評価するのも難しくなります。

業務の結果がわかったとしても取り組みにおけるプロセスが見えないので、成果主義に偏った評価になってしまうことが予想されます。この課題を解決するためには、評価基準や方法を見直す必要があるでしょう。

プライベートと仕事が混在するから労災認定の線引きが難しい

3つ目の課題は、労災認定の判断が難しいことです。会社や職場で事故や病気、怪我が発生した場合、仕事が原因かどうか判断しやすいでしょう。しかし、テレワークではどうでしょうか。怪我1つでも、その原因は仕事が原因で起きたことなのか、部屋が汚いから起きてしまったことなのかの違いが重要になります。

ただ、その状況を正確に把握することは難しいです。テレワーク中の怪我や病気において、仕事とプライベートのどちらが原因なのかを把握する工夫が必要になるでしょう。

テレワークに最適な勤怠管理システムを選ぶには

ここまでお伝えしてきた通り、テレワークを導入する上でいくつか課題が発生してしまいます。これらの課題を解消するために、今注目すべきなのが「勤怠管理システム」です。テレワークに適応した勤怠管理システムを導入することで、テレワークを本格導入する企業も安心して移行できるでしょう。

打刻機能がシステムに組み込まれているか

職場以外でも打刻する機能。これがあれば、テレワーク導入後も正確な勤怠管理が可能になります。パソコンの電源がON・OFFになると同時に打刻するシステムを選ぶと、打刻を客観的に確認できるため、自己申告制では叶わなかった打刻管理の平等性が保たれます。

実労働時間の記録が正確にできるか

打刻管理ができるだけでは、従業員の稼働を把握することはできません。そんな時に必要になるのが、実労働時間を正確に記録してくれる機能です。

従業員の都合で始業時間や就業時間を変えられるテレワークでは、それに応じて実労働時間を確認できるようにする必要があります。また、残業時間や割増賃金などを正確に把握するためにも、実労働時間を正確に記録できるシステムかどうかを見ておくとよいでしょう。

在籍・離席の状態がわかるか

実労働時間の記録に伴い、在籍・離席の把握ができるかどうかも重要です。始業・終業だけでなく、テレワークでは休憩時間も異なる場合があります。実労働時間を把握するだけでなく、業務上のコミュニケーションをとるためのポイントにもなります。

システム自体の使い勝手がよいか

ここまでシステムの内容を中心にお話ししましたが、勤怠管理システム自体の使い勝手がよいかどうかもしっかり確認しておきましょう。使える機能が多くても使い勝手が悪ければ、テレワークにしたところでスムーズに活用できません。全従業員が利用するからこそ、使い勝手がよいシステムを選ぶことがテレワークを成功させるための工夫といえます。

企業の勤務体系とマッチしているか

そして導入するシステムが企業の勤務体系にあっているかを確認しておきましょう。どんなに機能が充実していても、自社の勤務体系に合っていなければ導入しても活用できないケースに陥ってしまいます。フレックスタイム制やシフト制など、自社の勤務体系を把握してからシステムを検討してみてください。

会社上の各種申請ができるか

最後に会社上の各種申請ができるかも確認しましょう。会社で行う各種申請がシステム導入後も可能できると、これまで紙面上で行っていたことがシステムで完結できるようになります。

申請から承認までシステム上で行えるとベストです。この機能が備わっていれば、業務の効率化にもつながり休暇状況の把握にも役立つので、有給休暇の取得状況によって、取得を促すといった施策も行いやすくなります。紙面上で行っていた作業を削減できると、テレワークをより効果的に導入できますよ。

みなさん、今回はテレワークを導入して勤怠管理をスムーズに行うにはどうすればよいのかについてご紹介しました。「職場にいない」からこそ、直接見て確認していたことができなくなり課題として浮き彫りになってしましたね。しかし、テレワークに応じて業務や各種手続きをペーパーレスにすると、より効果的にテレワークを普及できますよ。ぜひ、テレワークや勤怠管理システムを導入して、新しい働き方を手に入れてみてはいかがでしょうか？