後悔しないために！勤怠管理システム導入のありがちな失敗を知っておこう

近年、残業時間の削減や多様な働き方を管理する目的で勤怠管理システムを導入する会社が増えており、全体の6割以上の会社が勤怠管理システムを導入済みともいわれています。ここでは勤怠管理システム導入を検討中の会社に役立つ、システム導入時の失敗例や失敗しないためのポイント、自社にあった勤怠管理システムの選び方を紹介します。

勤怠管理システム導入におけるありがちな失敗例

「勤怠管理システムさえ導入すればすべてがうまくいく」というわけではありません。ここでは勤怠管理システム導入の失敗例をいくつか紹介します。

最初に紹介するのは、自社の規模に見合わないサービスを導入してしまったケースです。たとえば従業員数が10名以下の会社など、タイムカードやエクセル管理でも充分に全体像が把握できており、業務負担もそれほど多くない場合、わざわざ勤怠管理システムを導入するのはお金の無駄になります。

従業員10名の会社には、従業員1,000人を管理できる勤怠管理システムは必要ありません。逆に従業員1,000人以上の会社が「費用が安いから」という理由で機能の乏しいシステムを導入してしまい、求めていた効果が得られなかったというケースもあります。

システムの使い勝手も重要です。外回りや出張が多いのに社内でしか打刻できないシステムを導入してしまい、打刻修正が増えたり不正打刻が発生したりするといったトラブルが発生するケースもあります。

アルバイトや派遣社員、契約社員、夜勤、フレックスなどさまざまな雇用形態や勤務形態がある企業の場合は、それらの就業形態に対応できるシステムでなくてはなりません。独自の就業規則がある場合も対応できるかどうか確認が必要です。

「システムが法令の改正に対応しておらず、気がついたら違法な労働状況が容認されてしまっていた」というケースもあるので、アップデート体制についても確認しておきましょう。

勤怠管理システムが給与計算システムや会計システムと連動していないことで、業務効率化につながらなかったという失敗例もあります。とくに給与計算システムとの連携は重要なチェックポイントです。

失敗しないための勤怠管理システム導入ポイント

勤怠管理システムの導入で失敗しないためのポイントとしてまず挙げられるのは、自社の事業内容や雇用形態、就業形態をカバーできるシステムを選ぶということです。

「出張や外出、直行直帰が多い」「労働時間の異なるアルバイトやパートが多い」「リモート勤務をしている従業員が多い」など、自社の雇用形態や就業形態に対応できるサービスかどうか確認しましょう。

また、勤怠管理システムを実際に毎日利用するのは従業員です。そのためサービスの使い勝手も非常に重要です。使いにくいシステムで打刻ミスが増えて頻繁に打刻修正を行わなければならないとなると、かえって業務効率が落ちかねません。

直感的な操作が可能か（説明を受けなくても、システムを見ただけで使い方がわかるか）、操作ミスの起きにくいＵＩ（見た目）になっているか、打刻漏れが起きにくいか（打刻したことがわかりやすくなっているか）、操作ミスを防ぐ仕組みがあるか（おかしな時間が検知されるとアラートが鳴る等）といった点を確認しましょう。

法改正に対応しているかどうかも確認しておきましょう。クラウド型のサービスであれば基本的に対応しているはずですが、オンプレミス型の場合は法改正によるアップデートに都度費用がかかるのかどうかも確認しておくといいでしょう。

就業規則や勤務制度は将来的に変わる可能性があります。システムに可変性があるか（後からカスタマイズ可能か）といった点もチェックして対応可能なシステムにしておくことで、会社の体制に変更があるたびに新しい勤怠管理システムを検討、導入する手間をなくすことができます。

長く使えるシステムのポイントとしてサポート体制の充実度も確認しておくといいでしょう。

自社に合った勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は価格が気になる方も多いと思いますが、上記の通りシステムの導入を成功させるには「自社に合ったシステムかどうか」「使い勝手がいいかどうか」「カスタマイズやアップデートができるか」という点も重要です。費用の比較は自社にとって必要な機能を備えたシステムかどうか、確認したうえで行うといいでしょう。

勤怠管理システムは一般的に無料トライアルサービスがあります。現場のスタッフが実際に使ってみて使用感を確認することで、操作性や機能に過不足がないかなどを確認できます。

トライアルは人事部や労務部など特定の部署で行う会社も多いですが、できれば複数部署のスタッフに使ってみてもらい意見を集めたほうがよりよいデータを集めることができます。

また、システムの検討には充分な時間をかけたほうが失敗しにくいといえます。導入を焦りすぎず、複数サービスをしっかり比較検討したうえで選ぶことをおすすめします。

勤怠管理システムを導入して充分な効果を得るためには、自社に適したサービスであることが最も重要です。自社の就業形態や雇用形態に対応できるか、操作性に問題はないか、法改正に対応できるかなど、こちらで紹介した内容も参考に確認したうえで複数社の比較・検討を行い、ベストな勤怠管理システムの導入につなげてください。