勤怠管理システムを導入するまでの大まかな流れをチェック！

企業のIT化を進めるうえで、勤怠管理システムが重要な働きをします。しかし、これまでタイムカードなど、アナログで管理をしていた場合、システムの導入に戸惑ってしまうこともあるでしょう。そこで、この記事では、勤怠管理システムを導入する際に知っておきたい、導入の流れや用意するもの、導入時にチェックするべきことを解説します。

勤怠管理システムを導入するまでの大まかな流れ

勤怠管理システムは、どのように導入するのでしょうか。ここでは、システムを導入するまでの大まかな流れを解説します。

サービス契約

数あるサービスから、導入したいシステムが決まったら、サービスを運営している企業と契約をします。契約時には、利用規約やプライバシーポリシー、保証内容などをしっかりと確認しましょう。不明点がある場合は、この時点で問い合わせをして解決しておくことが大切です。

多くのシステムでは、3か月程度の無料体験期間がもうけられているため、実際に使用してみて、システムが現場に合っているかをチェックするとよいでしょう。

運用のための初期設定

サービスの契約が済んで、ソフトウェアをインストールしたら、実際に運用するための初期設定をします。ここでは、就業規則や組織体系、雇用形態、従業員のプロフィールなどの情報を入力します。サービスによっては、自力で入力する必要がなく、ソフトウェアがCSVファイルを読み込む形で、必要な情報を自動的に登録できるものもあります。

サービス契約時に、どのような情報が必要になるのかを事前に把握しておくと、スムーズに設定ができます。ICカードなどを用いて打刻をする場合は、PC内のソフトウェアと打刻機をつなげる必要があります。はじめて設定するのであれば、ソフトウェアが正確な時刻を記録できているかチェックしましょう。勤怠管理システムと打刻用のソフトウェアが別である場合もあるため、どのような環境でシステムを利用したいのかは、あらかじめ明確にしておくことが大切です。

従業員へのアナウンスと説明

運用のための設定が完了したら、勤怠管理の担当者に、操作方法や管理ルールなどを説明します。操作方法のガイダンスなどもサービスに含まれているものもあります。問題なく運用できることが確認されたら、従業員に、打刻や申請の方法、システム導入によって更新されたコンプライアンスなどをアナウンスします。従業員がしっかりと把握できるように、事前準備をしておきましょう。

勤怠管理システムの導入に必要な機器・環境

現場の環境や設備によっては、勤怠管理システムを導入するのに準備が必要なことがあります。システム導入には、どのようなものが必要なのかを紹介します。

システム運用のためのPCとインターネット環境

勤怠管理システムはソフトウェアとして、クラウドと連携して運用するため、PCとインターネット環境が必要になります。サービスを提供しているホームページなどには、ソフトウェアを運用するための推奨環境や必要スペックなどが記載されているため、要件を満たしているPCを用意しましょう。現在はノートパソコンなどで動作するものが多いため、よほど古いPCでなければ、アップデートなどで正常に動作するでしょう。

打刻機

勤怠情報を登録するための機器を「打刻機」と呼びます。以前はタイムカードなどが主流でしたが、現在はICカードリーダーやバーコードリーダー、指紋認証など、さまざまな打刻機が登場しています。機器については、自前で用意するケースと、サービスを提供している企業から購入・レンタルするケースがあります。また、スマートフォンにアプリケーションをインストールして、それを操作することで情報を登録するシステムもあります。

勤怠管理システムの導入前に確認しておくべきこと

勤怠管理システムを導入する際には、いくつか確認しておくべきことがあります。これから解説する事項が不明確のままシステムを導入してしまうと、かえって業務の負担になったり、コストがかかりすぎたりなど、問題が発生してしまいます。

システムの内容は業務体系に合っているか

もっとも重要なのは、そのシステムが自社の業務体系にあっているかどうかです。業務体系や現場の規模によって、適合するシステムが異なることに注意しましょう。

たとえば、直行直帰やテレワークが多い環境では、リモートで勤怠情報を登録できるサービスでなければ、システムを導入する意味がありません。また、雇用体系で登録すべき情報の条件が異なるのであれば、複数の条件下で運用できるシステムが望ましいです。

コストが見合っているか

勤怠管理システムには、無料のものから高額な利用料がかかるものまで、さまざまなサービスがあります。小規模な現場で、あまり複雑な操作を必要としないのに、ハイレベルなシステムを導入してしまうと、不必要にコストがかかってしまいます。現場の規模やシステム導入の目的と、サービスにかかるコストを比較して、それが見合っているのか検討することが大切です。

まとめ

企業のIT化や新しい働き方への対応などから、需要を増している勤怠管理システム。この記事では、そんな勤怠管理システムについて、導入までの流れや導入・運用に必要なもの、導入前にチェックしておくべきことを解説しました。システムの導入については、基本的にはほかのサービスと変わりませんが、従業員への周知は、正しく運用していく上で大切です。どのようなシステムを導入するか、勤怠情報をどうやって登録するかなどは、現場の規模や自社の雇用体系などと照らし合わせて検討しましょう。